Ostacoli alla comunicazione aziendale

Leggi questo articolo per conoscere le barriere alla comunicazione aziendale. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Significato degli ostacoli alla comunicazione commerciale 2. Importanti ostacoli alla comunicazione aziendale 3. Metodi di superamento.

Significato degli ostacoli alla comunicazione aziendale:

L'importanza della comunicazione negli affari moderni non può essere sottovalutata.

Questo è il motivo per cui i manager di solito trascorrono gran parte del loro tempo a comunicare con gli altri.

Ma la comunicazione non è sempre così efficace come dovrebbe essere. La ricerca ha sottolineato che quasi il 75% di tutte le comunicazioni aziendali non riesce a raggiungere il risultato desiderato. Alcune forze esterne e interne impediscono il flusso della comunicazione. Interrompono o bloccano la comunicazione o impediscono la comprensione reciproca.

La comunicazione può essere vaga e male espressa. Potrebbe soffrire di mancanza di chiarezza o di scarsa conservazione. Le barriere tra le persone non schermano tutte le comunicazioni, piuttosto operano come filtri per consentire alcune comunicazioni ma trattengono gli altri, rendendo quindi la comunicazione inadeguata.

Il non ascolto della comunicazione è un problema cronico. Molte comunicazioni non ricevono l'attenzione che meritano. Queste limitazioni o cause di rottura dei canali di comunicazione sono chiamate "barriere di comunicazione".

Importanti ostacoli alla comunicazione aziendale:

La comunicazione è ostacolata da vari tipi di ostacoli.

Questi possono essere classificati in tre categorie:

(A) Barriere esterne,

(B) Barriere organizzative; e

Di seguito sono spiegati tutti questi tipi di barriere di comunicazione:

[A] Barriere esterne:

Gli ostacoli esterni alla comunicazione commerciale possono essere nelle seguenti forme:

1. Barriere semantiche:

Le parole e i simboli usati per comunicare fatti e sentimenti possono avere vari significati. Persone diverse interpretano lo stesso messaggio in modi diversi a seconda della loro istruzione, esperienza, background sociale e culturale ecc. La lingua del mittente può essere incomprensibile per il ricevente. Pertanto, a volte parole e simboli non riescono a trasmettere i veri significati.

2. Barriere emotive o psicologiche:

I fattori emotivi o psicologici sono le principali barriere nella comunicazione interpersonale.

Le seguenti sono alcune delle barriere emotive:

io. Disattenzione:

È una delle principali barriere psicologiche croniche. Quando il ricevitore non presta completa attenzione al messaggio, la comunicazione diventa inefficace. Una persona potrebbe essere pre-occupata da altre questioni importanti o il messaggio potrebbe non essere interessante o contrario alle sue aspettative.

Questi possono causare mancanza di attenzione. È un fenomeno comune che le persone semplicemente non riescono a reagire a bollettini, comunicazioni, verbali e rapporti.

ii. Barriera percettiva:

Ogni individuo ha specifiche aree di interesse. Quindi, lui / lei può sentire, leggere o vedere quella parte del messaggio che è di valore per lui / lei. Le persone vedono ciò che vogliono vedere e lo considerano una realtà. Alcune persone interpretano il messaggio in termini di un proprio punto di vista che può essere fuorviante, quindi la percezione porta a filtrare il messaggio inconsciamente.

iii. Perdita per trasmissione e scarsa ritenzione:

Quando la comunicazione passa attraverso i vari canali dell'organizzazione, le trasmissioni successive dello stesso messaggio sono sempre meno precise. Si dice che nel caso delle comunicazioni orali si perde il 30% delle informazioni in ogni trasmissione.

La scarsa conservazione delle informazioni è di nuovo una malattia. I ricercatori hanno dimostrato che i dipendenti conservano solo il 50% circa di informazioni, mentre i supervisori ne conservano circa il 60%.

iv. Valutazione prematura:

La comunicazione è ostacolata quando il destinatario valuta il messaggio prima di ottenere l'informazione completa. In diverse occasioni, i manager iniziano a valutare le informazioni prima di raggiungere una corretta comprensione. La decisione è presa prima di conoscere tutti i fatti. Una valutazione così prematura tende a inibire il libero flusso di informazioni e la comprensione e distorce la comunicazione.

v. Ragionevole dipendenza dalle parole scritte:

Le parole scritte non possono sostituire le solide relazioni faccia a faccia. Una comunicazione scritta potrebbe non riuscire a spiegare lo scopo dell'ordine, della procedura o della direttiva. La comunicazione scritta spesso dice cosa si deve fare, ma non perché dovrebbe essere fatto, e manca della persuasiva qualità.

Inoltre, una comunicazione scritta può essere al di sopra del livello di comprensione del lettore e anche l'impossibilità di accertare la risposta alla comunicazione è presente. Quindi, i media scritti devono essere considerati come complementari alle relazioni faccia a faccia produttive.

VI. Diffidenza su Communicator:

Deriva da tutti i giudizi sconsiderati o decisioni illogiche da parte del comunicatore. Esperienze ripetute di questo tipo gradualmente condizionano il ricevente a ritardare l'azione o ad agire senza entusiasmo, rendendo così la comunicazione infruttuosa, sebbene apparentemente sia completa.

vii. Mancata comunicazione:

È piuttosto un fatto accettato che i gestori spesso non riescono a trasmettere i messaggi necessari. Ciò potrebbe essere dovuto alla pigrizia da parte del comunicatore o alla sua falsa supposizione che tutti lo sappiano.

[B] Barriere organizzative:

I principali ostacoli organizzativi possono essere i seguenti:

io. Politica organizzativa:

La politica organizzativa generale riguardante la comunicazione agisce come una linea guida generale per tutti i membri dell'organizzazione riguardo a come normalmente si prevede che si comporti in questa materia.

La politica potrebbe essere sotto forma di dichiarazione esplicita per iscritto, o deve essere interpretata dal comportamento dei membri dell'organizzazione, in particolare delle persone in cima. Se questa politica non supporta il flusso di comunicazione in direzioni diverse, il flusso di comunicazione non sarebbe agevole e adeguato.

ii. Relazione di stato:

Nella struttura organizzativa formale, la relazione superiore-subordinata può ostacolare le comunicazioni libere e frequenti, in particolare verso l'alto. Un manager non può comunicare a subordinati le sue debolezze. I subordinati non si sentono liberi di parlare con i superiori.

Trasmettono solo ciò che i superiori vorrebbero sentire e trattenere i fatti spiacevoli. Possono comunicare ai loro superiori solo quelle cose che si aspettano essere apprezzate da quest'ultimo. Quando un subordinato non ha fiducia nel suo superiore, la comunicazione diventa meno efficace.

iii. Regole e regolamenti organizzativi:

Le regole e le regole organizzative influenzano il flusso delle comunicazioni prescrivendo l'oggetto da comunicare e anche il canale per tale comunicazione. Le regole possono limitare il flusso di determinati messaggi e possono lasciare molti importanti.

D'altra parte, la comunicazione attraverso il canale appropriato in un modo specificato prescritto da queste regole lo ritarda e funziona contro la volontà delle persone di trasmettere il messaggio. Questa barriera è fortemente operativa nelle imprese del settore pubblico indiano in cui l'osservanza delle norme e dei regolamenti è rigida.

iv. Complessità nella struttura organizzativa:

In un'organizzazione, dove ci sono un numero di livelli manageriali, il numero di punti di filtraggio è molti. Di conseguenza, il processo di comunicazione viene ritardato e aumentano le probabilità di distorsione della comunicazione. Questo è più vero nel caso della comunicazione verso l'alto, perché generalmente i dipendenti subordinati non amano rinunciare alle critiche avverse né di loro né dei loro superiori.

Più la struttura organizzativa è complessa, più diventa difficile garantire che le informazioni corrette siano trasmesse alla persona giusta al momento giusto attraverso il mezzo giusto.

v. Strutture organizzative:

Le strutture organizzative fornite per un flusso regolare, adeguato, chiaro e tempestivo della comunicazione possono assumere una serie di forme come riunioni, conferenze, caselle di reclamo, proposte, incontri sociali e culturali, ecc. Se queste non sono debitamente enfatizzate, generalmente le persone non riescono a rendere efficace la comunicazione.

VI. Sovraccarico di informazioni:

I gestori sono sovraccaricati di informazioni da varie fonti. Potrebbero non essere sempre in grado di regolare il flusso di informazioni. Di conseguenza, l'efficacia della comunicazione è ridotta. Possono ignorare o interpretare erroneamente alcuni dei messaggi. Le pressioni temporali possono anche creare problemi di comunicazione.

[C] Barriere personali:

Poiché la comunicazione è fondamentalmente un processo interpersonale, ci sono anche alcuni fattori personali che sono responsabili del blocco della comunicazione.

Le barriere personali possono essere elencate come segue:

1. Barriere nei Superiori:

Il ruolo dei superiori nella comunicazione è molto vitale. A causa delle loro relazioni gerarchiche con i subordinati, agiscono come ostacoli in vari modi discussi di seguito:

io. Atteggiamento dei Superiori:

Le attitudini dei superiori verso la comunicazione in generale, o in una direzione particolare, influenzano il flusso dei messaggi in direzioni diverse. Se questo atteggiamento è sfavorevole, c'è una maggiore possibilità che i messaggi non fluiscano adeguatamente da e / o ai superiori.

ii. Paura della sfida all'autorità:

Una persona nell'organizzazione cerca sempre di ottenere una posizione e un prestigio più elevati. Di conseguenza, i gestori in genere cercano di trattenere le informazioni in arrivo o in aumento, poiché il frequente passaggio di informazioni può rivelare la loro debolezza.

iii. Mancanza di fiducia nei subordinati:

I superiori generalmente percepiscono (corretto o meno) che i loro subordinati sono meno competenti e meno capaci, non sono in grado di consigliare i loro superiori o potrebbero non avere alcune informazioni da trasmettere.

iv. Mancanza di tempo:

I superiori sentono - sia corretti che in altro modo - di essere sovraccarichi del lavoro e hanno poco tempo per parlare con i loro subordinati.

v. Mancanza di consapevolezza:

A volte ai superiori può mancare la consapevolezza sull'utilità e sul significato della comunicazione in direzioni diverse in generale o in un particolare argomento. In tal caso, comunicazione How is blocked.

VI. Ignorare la comunicazione:

A volte i superiori ignorano inconsciamente e deliberatamente la comunicazione dei loro subordinati per mantenere la loro importanza. Questo funziona contro la volontà dei subordinati di comunicare.

2. Barriere nei subordinati:

La comunicazione verticale in entrambe le direzioni può avvenire solo quando i subordinati partecipano attivamente a questo processo. Ci sono vari fattori nei subordinati che influenzano negativamente tale partecipazione attiva da parte loro.

Alcuni di questi sono indicati di seguito:

io. Riluttanza a comunicare:

A volte, i subordinati non comunicano verso l'alto determinate informazioni perché non sono disposti a farlo. Se un subordinato ritiene di poter essere influenzato negativamente fornendo una particolare informazione al suo superiore, non sarebbe disposto a fornirlo.

Le informazioni in corso sono utilizzate a fini di controllo e i subordinati non sarebbero disposti a fornire alcuna informazione ai propri superiori in merito a eventi sfavorevoli. Se c'è qualche costrizione a comunicare, farebbero lo stesso dopo aver modificato le informazioni in modo tale da proteggere il proprio interesse.

ii. Mancanza di incentivi corretti:

La mancanza di motivazione a comunicare impedisce anche ai subordinati di comunicare verso l'alto. Se un suggerimento di romanzo da parte di un subordinato non richiama l'attenzione dei superiori, lui / lei non lo trasmetterebbe.

Le barriere alla comunicazione aziendale sono mostrate da un grafico come segue:

Metodi per superare le barriere comunicative:

Considerando l'importanza di una comunicazione efficace nel buon funzionamento delle organizzazioni imprenditoriali, è essenziale da parte dei gestori superare i diversi ostacoli alla comunicazione. Anche se potrebbe non essere possibile eliminare del tutto le barriere di comunicazione, tuttavia adeguate azioni manageriali in questa direzione possono minimizzare il loro effetto.

I seguenti metodi sono suggeriti per evitare le barriere di comunicazione:

1. Informazioni complete:

Per rendere efficace la comunicazione, è innanzitutto necessario che il comunicatore sappia completamente e chiaramente ciò che intende comunicare.

2. Fiducia reciproca:

La comunicazione è intesa per l'accettazione e l'azione desiderata. Tale accettazione è, in larga misura, influenzata dalla fiducia e dalla fiducia nei motivi e nella sincerità del comunicatore. Se manca la fiducia, la comunicazione non sarà all'altezza dei risultati attesi.

Quindi, è necessario che un ambiente di fiducia e fiducia sia stabilito all'interno dell'organizzazione. Ciò incoraggerà le persone a comunicare onestamente l'una con l'altra.

3. Lingua appropriata:

Il linguaggio utilizzato per la comunicazione dovrebbe essere tale da poter essere facilmente compreso dal destinatario. Simboli più popolari, linguaggio chiaro e preciso dovrebbero essere usati per una corretta comunicazione.

4. Relazione interpersonale:

Devono essere sviluppati adeguati rapporti interpersonali tra i superiori ei subordinati in modo che questi possa sentirsi libero e franco per trasmettere informazioni complete e corrette al primo. I superiori devono apprezzare le critiche utili e i suggerimenti benefici dei subordinati.

5. Selezione del canale appropriato:

I manager devono essere abbastanza competenti per selezionare il canale più appropriato per l'invio di messaggi. Per inviare un messaggio complicato, è necessario utilizzare un canale ricco come la discussione faccia a faccia o il telefono. D'altra parte, è possibile utilizzare memo, lettere o posta elettronica per inviare messaggi di routine, poiché non vi è quasi alcuna possibilità di incomprensione.

6. Comprensione reciproca:

È di notevole importanza sia per i mittenti che per i destinatari fare uno sforzo particolare per comprendere la prospettiva reciproca. Comprendendo le prospettive degli altri, le osservazioni possono essere classificate, le percezioni comprese e l'oggettività mantenuta.

7. Empatia nella comunicazione:

La via per una comunicazione efficace deve essere sensibile alle esigenze, ai sentimenti e alle percezioni del ricevente. Il comunicatore dovrebbe trasmettere il messaggio in modo tale che le emozioni e i sentimenti del ricevente non siano danneggiati. Quando il mittente del messaggio esamina i problemi dal punto di vista del ricevente, molti dei malintesi possono essere evitati.

8. Comunicazione bidirezionale:

La comunicazione è un processo a doppio senso. La comunicazione a due vie unisce due menti, che sono il nucleo fondamentale di ogni comunicazione. Implica un dialogo continuo tra il mittente e il destinatario del messaggio. La comunicazione verso l'alto può diventare una realtà nell'organizzazione ed efficace se questo fatto viene riconosciuto.

9. Parole di supporto con azioni:

Il tipo di comunicazione più persuasivo non è quello che dici ma quello che fai. I manager devono assicurarsi che le loro azioni supportino il processo di comunicazione. Ciò garantirà la serietà nella comunicazione.

10. Esempi e sussidi visivi:

Per fissare l'idea della comunicazione nella mente del ricevente, storie appropriate e immagini di parole possono essere usate in situazioni appropriate per la comprensione del ricevente. Inoltre, gli aiuti visivi attraverso grafici e diagrammi possono essere usati vantaggiosamente per sottolineare particolari punti o idee che possono essere difficili da descrivere correttamente con le parole.

11. Buon ascolto:

L'ascolto attento è essenziale per una comunicazione efficace. Con questo processo, non si dà solo la possibilità agli altri di parlare, ma si raccolgono informazioni utili per ulteriori comunicazioni. Concentrandosi sui significati espliciti e impliciti di chi parla, il manager può ottenere una migliore comprensione di ciò che viene detto.

12. Ritardare la reazione:

È una buona pratica per una comunicazione efficace che non sia influenzata dalla reazione immediata della prima impressione. La reazione affrettata spesso sfocia nell'ignorare le reali implicazioni della comunicazione e l'esperienza mostra che il ritardo nell'azione da parte del ricevente diventa utile per comprendere il significato inteso della comunicazione.

13. Uso strategico della comunicazione informale (vite):

Un manager dovrebbe utilizzare i canali di comunicazione informali per integrare il sistema di comunicazione formale. A tale scopo, deve comprendere le reti di comunicazione informale e dovrebbe fare il loro uso intelligente per colmare le lacune nei canali formali di comunicazione.

14. Valutazione:

Ci dovrebbe essere un programma continuo di valutazione del flusso di comunicazione in diverse direzioni. Ciò evidenzierebbe i problemi in quest'area, individuerebbe le loro cause e quindi consentirebbe l'adozione di adeguate azioni correttive. I superiori non dovrebbero essere rapidi nel valutare le informazioni prima di comprenderle correttamente.