Sviluppo di un MIS appropriato per un'organizzazione aziendale (7 passaggi)

Le seguenti fasi sono coinvolte nello sviluppo di un MIS appropriato per un'organizzazione aziendale:

1. Definizione e analisi dei vari tipi di decisioni prese nell'organizzazione:

I progettisti MIS dovrebbero analizzare a fondo il sistema decisionale esistente dell'organizzazione. Ciò richiede uno studio su diversi livelli di decisori e le priorità di questi decisori. Lo scopo di questo studio è quello di garantire la raccolta, l'analisi e la diffusione delle giuste informazioni per i diversi decisori dell'organizzazione.

2. Confronto tra costi e benefici del sistema:

Il MIS delle organizzazioni dovrebbe essere progettato in modo tale che i benefici superino il costo della raccolta, dell'analisi e della presentazione delle informazioni. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, devono essere studiati e valutati i mezzi alternativi per fornire informazioni per il processo decisionale manageriale in termini di costi e benefici.

Un MIS efficace non solo valuta le informazioni per la presentazione ma elimina anche i dati non necessari. Il MIS dovrebbe riassumere e condensare le informazioni in modo che possano essere facilmente assorbite e utilizzate per il processo decisionale.

3. Pre-test dei sistemi e formazione degli operatori:

MIS dovrebbe essere pretestato prima di essere messo in uso. Se il sistema non è pretestato, è probabile che sorgano dei problemi e i cambiamenti nel sistema in quel momento potrebbero rivelarsi molto costosi. Dovrebbe essere impartita anche una formazione adeguata ai dirigenti per comprendere il sistema in modo che possano fare un uso corretto del sistema.

4. Pianificazione corretta per la memorizzazione delle informazioni:

La corretta disposizione dovrebbe essere fatta per la conservazione delle informazioni. Tutte le informazioni dovrebbero essere archiviate in file disaggregati. È necessario aggiungere nuovi dati ai dati esistenti in una determinata categoria al momento della ricezione.

Dovrebbero essere identificati diversi decisori con esigenze di informazioni simili in modo che possano essere raggruppati per la diffusione delle informazioni. Ciò eviterebbe la duplicazione e lo spreco.

5. Meccanismo per la raccolta e l'elaborazione dei dati :

Devono essere selezionati metodi adeguati per l'elaborazione delle informazioni. Ciò richiede la determinazione di passaggi allo scopo di raccogliere, archiviare, ordinare, valutare, trasmettere e recuperare informazioni. Dovrebbe inoltre essere sviluppato un sistema di controlli per identificare e correggere eventuali carenze che potrebbero verificarsi nel sistema.

6. Corretta disposizione per la diffusione delle informazioni:

Dovrebbe essere fatta una corretta organizzazione per la diffusione delle informazioni al momento giusto ai vari decisori. Le informazioni ritardate sono informazioni negate. I formati corretti dovrebbero essere progettati per la diffusione di informazioni a vari responsabili delle decisioni, tenendo conto delle loro esigenze di informazione.

7. Revisione del MIS a intervalli periodici:

Il funzionamento del MIS dovrebbe essere rivisto a intervalli periodici. Questa revisione aiuta a identificare le carenze nel MIS esistente e ad apportare le opportune modifiche per superare tali carenze.