Comunicazione aziendale efficace: principi, 7C e vantaggi
Leggi questo articolo per conoscere la comunicazione efficace. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Principi di una comunicazione d'impresa efficace 2. Sette C in comunicazione efficace 3. Benefici di una comunicazione efficace.
Principi di una comunicazione aziendale efficace:
La comunicazione aziendale è un processo dinamico e complesso.
Per rendere questo processo efficace e raggiungere gli obiettivi del business, dovremmo prendere in considerazione quanto segue:
A. The Views of Chester I. Barnard:
Secondo Chester I. Barnard, la comunicazione d'affari, per essere efficace, deve avere un messaggio che è:
io. Comprensibile al ricevitore;
ii. Compatibile con gli interessi delle persone interessate;
iii. Pertinente agli obiettivi dell'organizzazione; e
iv. Fisicamente e psicologicamente praticabile.
B. Dieci comandamenti della American Management Association:
L'American Management Association ha prescritto i seguenti dieci elementi essenziali per una comunicazione aziendale efficace:
io. Formare una chiara idea delle informazioni prima della comunicazione;
ii. Fissare lo scopo, l'obiettivo o lo scopo della comunicazione;
iii. Creare un ambiente fisico e psicologico per la comunicazione;
iv. Pianificare la comunicazione attraverso la consultazione;
v. Selezionare correttamente l'oggetto della comunicazione;
VI. Fai in modo che il ricevitore realizzi il valore del messaggio;
vii. Follow-up della comunicazione;
viii. Avere una chiara idea dell'importanza della comunicazione;
ix. Agire in conformità con la comunicazione;
X. Ascolta correttamente.
C. Principi generali di comunicazione aziendale efficace:
I principi generali per una comunicazione aziendale efficace possono essere delineati come segue:
1. Chiarezza:
Il processo di comunicazione, al fine di servire allo scopo, deve garantire chiarezza di comunicazione. Una comunicazione d'affari possiede chiarezza quando è espressa in una lingua e trasmessa in un modo che sarà compreso dal destinatario.
L'obiettivo fondamentale della comunicazione è quello di riunire due menti, e questo può essere possibile solo quando ciò che il mittente intende è inteso dal ricevente nello stesso modo. Quindi, la comunicazione dovrebbe essere chiara e semplice in un linguaggio facilmente comprensibile.
2. Adeguatezza:
L'obiettivo della comunicazione è garantire un flusso ottimale di informazioni. Dovrebbe essere sufficiente per coprire il campo. Il processo di comunicazione deve assicurare che tutti quelli dei messaggi che sono necessari ai vari individui nell'organizzazione in connessione con l'effettivo adempimento delle loro funzioni ufficiali debbano affluire a loro e, inoltre, che questo flusso rispetto a diversi tipi di messaggi deve essere adeguato
3. Attenzione:
Il messaggio, una volta ricevuto, dovrebbe essere correttamente compreso nel suo significato e contenuto con la massima attenzione. Nonostante la chiarezza di espressione, il messaggio ben composto può sembrare molto difficile e, in quanto tale, potrebbe non essere compreso a causa della nostra attenzione poco convinta.
Quindi, l'attenzione e la concentrazione del ricevente sull'ascolto o la lettura del messaggio dovrebbero essere considerate essenziali per la corretta comprensione del messaggio comunicato. Se il messaggio riceve il dovuto riconoscimento e comprensione per mano dei destinatari, il comunicatore si sentirà molto incoraggiato nei suoi sforzi.
4. Tempi:
L'utilità di qualsiasi messaggio per il destinatario è marcatamente influenzata dalla sua tempestività. Pertanto, il processo di comunicazione non dovrebbe solo assicurare che il messaggio raggiunga il destinatario ma anche che lo raggiunga quando lo richiede. È possibile che una persona possa richiedere del tempo per compilare un'informazione con contenuti diversificati e complessi.
Dovrebbe essere consentito un intervallo di tempo adeguato allo scopo di considerare l'urgenza e il tempo richiesto dalle informazioni.
5. Integrità:
Questo principio richiede che la comunicazione aziendale debba supportare la struttura organizzativa e gli obiettivi. Una comunicazione è un mezzo e uno strumento per assicurare e mantenere la cooperazione tra i superiori ei subordinati necessari per raggiungere gli obiettivi aziendali.
A tal fine, occorre prestare particolare attenzione alla posizione dei dirigenti subordinati che sono i centri di comunicazione. Dovrebbero avere supporto e incoraggiamento per usare le loro posizioni e status. I top manager spesso dimenticano questo e comunicano messaggi passando questi manager subordinati nel tentativo di contattare direttamente i dipendenti per i quali si intende la comunicazione.
Questa procedura non può essere gradita ai dirigenti subordinati che occupano posizioni importanti con uno status definito. Pertanto, una comunicazione dall'alto verso il basso dovrebbe passare attraverso ogni fase dell'autorità di linea.
6. Uso strategico dell'organizzazione informale:
L'organizzazione informale nasce dall'esigenza di trasmettere informazioni. Continua con o senza l'approvazione dei dirigenti e può avere fini costruttivi o distruttivi. Quindi, dovrebbe essere il dovere di un manager di usarlo in modo costruttivo come mezzo di comunicazione.
Quando l'organizzazione informale cresce spontaneamente, non è consigliabile sottometterla o stamparla. Non dovrebbe anche essere ignorato, ma dovrebbe essere utilizzato per trasmettere e ricevere comunicazioni per integrare quelle dell'organizzazione formale.
Ciò garantirà un adeguato coordinamento e sforzi intraprendenti. Inoltre, il messaggio che fluisce formalmente tra il superiore e il subordinato può sembrare inadeguato e inaffidabile nel gestirli rapidamente con una comprensione adeguata. In una tale situazione, l'uso strategico dell'organizzazione informale è conduttivo per il processo di comunicazione.
7. Equilibrio tra adattabilità e uniformità:
Il buon funzionamento di un'organizzazione dipende in parte dall'uniformità. Tuttavia, si dovrebbe ricorrere all'adattabilità quando sono coinvolte situazioni e individui diversi. Gli ordini e i report possono essere comunicati attraverso i sistemi che offrono l'opportunità di adattarsi a situazioni specifiche.
8. Interesse e accettazione:
Lo scopo di una comunicazione aziendale è garantire una risposta positiva. La persona comunicata dovrebbe essere interessata al messaggio e accettarlo. La comunicazione verso il basso è più efficace se il morale è buono e la comunicazione verso l'alto passa quando il superiore è un buon ascoltatore.
Pur applicando i principi della comunicazione, è opportuno ricordare che raramente possono essere applicati. Quindi, l'accettazione volontaria di questi principi da parte di tutti i membri dell'organizzazione deve essere provata.
9. Cortesia:
La cortesia dovrebbe essere mantenuta a tutti i costi in qualsiasi comunicazione. Nella comunicazione aziendale, in particolare, la cortesia è un segno di una buona organizzazione. L'uso di un linguaggio educato, le scuse per un errore, ringraziare per un favore, rispondere a una lettera senza indugio, ecc. Sono alcuni esempi di cortesia nella comunicazione d'affari.
10. Concisione:
La comunicazione aziendale, per essere efficace, dovrebbe essere concisa. Solo i fatti necessari devono essere dichiarati evitando le ripetizioni.
11. Canale:
L'uso del canale diretto e più breve salva l'oggetto della comunicazione dalla distorsione. Bisogna fare attenzione in questo senso.
12. Feedback:
Una comunicazione è completa quando il feedback viene ricevuto dal destinatario. L'obiettivo finale della comunicazione è soddisfatto attraverso questo principio.
13. Comunicazione bidirezionale:
La comunicazione a senso unico non è desiderabile. Non può soddisfare lo scopo della comunicazione aziendale. Sia il mittente che il destinatario dovrebbero comunicare tra loro. Aiuta il processo di feedback.
Sette C in comunicazione efficace :
Una comunicazione per essere efficace richiede le seguenti sette C:
1. Completezza:
Il primo criterio di una comunicazione efficace è la sua completezza. Il messaggio o il contesto della comunicazione devono contenere tutti i fatti necessari per una corretta reazione da parte del destinatario. Una comunicazione completa chiarisce tutte le possibili domande e aiuta a prendere una decisione appropriata.
2. Concisione:
L'oggetto della comunicazione dovrebbe essere breve e di natura breve. Non è necessaria alcuna elaborazione non necessaria in una comunicazione. Le parole usate in una comunicazione dovrebbero essere appropriate e l'espressione dovrebbe essere precisa. La ripetizione dovrebbe essere evitata. Il messaggio conciso consente di risparmiare tempo sia per il mittente che per il destinatario.
3. Considerazione:
Mentre effettua la comunicazione, il mittente dovrebbe considerare il contesto sociale e culturale, l'istruzione, l'età, le emozioni, ecc. Del destinatario e modificare la lingua, cambiare atteggiamento e approccio di conseguenza.
4. Concretezza:
La comunicazione concreta si riferisce allo scambio di informazioni specifiche, precise e precise invece di informazioni vaghe e generali. È convincente e accettabile per il destinatario in quanto non vi è alcuna ambiguità in esso.
5. Cortesia:
Un approccio cortese dovrebbe essere presente in una comunicazione efficace. Il mittente del messaggio deve essere vigile nei confronti della dignità, del rispetto e dell'onore del destinatario. Prestare attenzione affinché la comunicazione non possa ferire, ferire, sminuire o irritare il ricevitore in alcun modo. Anche il mittente verrà rispettato a sua volta in quanto l'onore genera onore.
6. Chiarezza:
La chiarezza deve essere mantenuta in comunicazione. L'idea contenuta nel messaggio dovrebbe essere espressa chiaramente. Non resterà alcuna confusione riguardo al significato del messaggio. Il mittente e il destinatario del messaggio lo capiranno in modo identico.
7. Correttezza:
Una comunicazione efficace dovrebbe essere corretta in ortografia, costruzione della frase e uso del linguaggio. Errori grammaticali devono essere evitati. Dizionario, correttore ortografico computerizzato, ecc. Possono essere utilizzati per rendere il messaggio privo di errori. La revisione del testo è necessaria per evitare qualsiasi omissione incurante. Un messaggio corretto crea un buon impatto sul ricevitore e aumenta il prestigio del mittente.
Benefici di una comunicazione efficace:
La comunicazione è un processo di scambio di informazioni, fatti, idee, pensieri, opinioni tra due o più persone o gruppi di persone. Quando la comunicazione è chiara, completa, concisa, corretta e pienamente compresa dal destinatario, è conosciuta come "efficace - comunicazione". Se la comunicazione è vaga, incompleta, errata e di difficile comprensione, può essere definita "Comunicazione inefficace".
La comunicazione inefficace non produce un buon risultato; al contrario, è il terreno fertile di incomprensione, sfiducia, animosità, conflitto e caos. In un'organizzazione aziendale una comunicazione efficace è della massima importanza in quanto aiuta a prendere decisioni, accelera il flusso di lavoro, aumenta la produttività, rende forti i rapporti commerciali, aumenta la soddisfazione dei clienti e risolve molti altri problemi.
I vantaggi di una comunicazione aziendale efficace sono:
1. Aiuta a prendere una decisione:
Una decisione, per essere corretta e appropriata, deve basarsi su un'informazione adeguata e corretta che solo una comunicazione efficace può riunire.
2. Accelera il flusso di lavoro:
Il flusso di lavoro non è ostruito se ordini, istruzioni, suggerimenti, ecc. Vengono comunicati correttamente e tempestivamente.
3. Aumenta la produttività:
Una comunicazione efficace consente al team di lavoratori di concentrarsi sui loro rispettivi compiti rimuovendo la confusione dalle loro menti. Aumenta la loro capacità, efficienza e qualità delle prestazioni che alla fine porta a una maggiore produttività.
4. Migliora la soddisfazione lavorativa:
Una comunicazione efficace tra i dipendenti e il supervisore in un ambiente di lavoro può aumentare la soddisfazione sul lavoro ad entrambi i fini. I dipendenti pensano che siano essenziali per l'organizzazione e, d'altra parte, il supervisore si sente anche soddisfatto che i suoi ordini vengano eseguiti dai dipendenti.
Quando i dipendenti sanno chiaramente cosa fare, quando farlo e la ricompensa delle loro prestazioni, possono svolgere il loro lavoro in modo efficiente. Rimangono soddisfatti e fedeli alla loro autorità superiore.
5. Risparmia tempo e denaro:
Se una comunicazione non viene compresa correttamente, sarà necessaria un'ulteriore conversazione per ottenere maggiore chiarezza in termini di tempo e denaro. Una comunicazione efficace consente di risparmiare tempo e denaro prevenendo più comunicazioni. La selezione di mezzi di comunicazione appropriati tra vari metodi (ad esempio telefono, cellulare, e-mail, fax, lettere, conversazione faccia a faccia, ecc.) In base alle esigenze può far risparmiare tempo e denaro.
6. Aumenta l'attività promozionale:
I beni e i servizi sono portati a conoscenza dei consumatori attraverso attività di comunicazione e promozionali (ad es. Pubblicità, uso di diversi media, ecc.) Sono resi efficaci attraverso di essa.
7. Rende forte la relazione commerciale:
Una fruttuosa comunicazione con persone e organizzazioni esterne (ad es. Creditori, banche, compagnie assicurative, co-manager aziendali, ecc.) Instaura un rapporto sano con tutti gli interessati.
8. Migliora l'immagine professionale:
Il modo in cui un'organizzazione comunica i calchi sull'impressione della sua efficienza sulla comunicazione. Una buona comunicazione significa un'organizzazione buona e professionalmente efficiente.
9. Aumenta la soddisfazione dei clienti:
La soddisfazione dei clienti è un aspetto vitale della considerazione per un'organizzazione aziendale. L'esistenza e la crescita di un'azienda dipendono in gran parte da esso. Una comunicazione efficace è necessaria per raggiungere la fiducia dei clienti. Chiarifica tutte le domande (riguardanti prodotti, servizi, disponibilità, prezzi, qualità, varietà, ecc.) Dei clienti e li rende felici e soddisfatti.
10. Risolve vari problemi:
Innumerevoli problemi (ad es. Pettegolezzi, voci, conflitti, sfiducia tra i dipendenti, dirigenti, ecc.) Si manifestano in un'organizzazione aziendale a causa di scarsa comunicazione o mancanza di comunicazione. Una comunicazione efficace può risolvere facilmente i problemi. Stabilisce un collegamento tra manager e dipendenti. La relazione tra loro viene alleviata e vengono rimossi vari problemi e lamentele.
