Sistema in un'organizzazione: significato, caratteristiche e componenti
Leggi questo articolo per conoscere il sistema in un'organizzazione. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Significato del sistema 2. Caratteristiche del sistema 3. Componenti del sistema.
Significato del sistema:
Il sistema di parole deriva dal sistema di parole greco, che significa una relazione organizzata tra unità o componenti funzionanti.
Un sistema esiste perché è progettato per raggiungere uno o più obiettivi.
Entriamo in contatto quotidiano con il sistema telefonico, il sistema di trasporto, il sistema contabile, il sistema ferroviario, il sistema di produzione e per oltre due decenni, il sistema informatico.
Allo stesso modo, parliamo del business e dell'organizzazione come di un sistema costituito da reparti interconnessi (sottosistemi) come produzione, vendite, personale e un sistema informativo. Nessuno di questi sottosistemi è molto utile come unità singola e indipendente. Quando sono adeguatamente coordinati, tuttavia, l'azienda può funzionare in modo efficace e redditizio.
Un sistema è un insieme di elementi interagenti o interrelati che vengono uniti per raggiungere obiettivi comuni. Ogni singolo componente di un sistema ha i propri obiettivi, ma insieme queste parti lavorano in armonia in modo che gli obiettivi individuali e gli obiettivi comuni del sistema siano armonizzati.
Un sistema può far parte di un sistema più grande e allo stesso tempo può avere i suoi sottosistemi. Il sistema riceve input e offre output.
L'elaborazione avviene secondo le procedure stabilite. Ad esempio, un'università rappresenta un sottosistema del sistema educativo generale di un paese. Questo sottosistema ha i suoi sottosistemi, come il sistema di insegnamento, il sistema bibliotecario, il sistema di esami, ecc. Il sistema universitario ha i suoi obiettivi definiti.
Gli obiettivi individuali del sottosistema, cioè, sistema di insegnamento, sistema bibliotecario, sistema di esami, ecc. Possono essere diversi ma devono essere in tandem con gli obiettivi comuni del sistema universitario nel suo insieme. Gli obiettivi comuni del sistema universitario devono essere in armonia con gli obiettivi del sistema educativo del paese nel suo complesso.
È necessario istituire procedure non solo per l'elaborazione, ma anche per il feedback e il controllo, per un funzionamento efficace dei sistemi.
Il mondo esterno al sistema è chiamato l'ambiente. Il sistema può essere visto come un sottosistema dell'ambiente. Ad esempio, un'organizzazione aziendale è un sistema che funziona all'interno dei contorni dell'ambiente noto come società.
L'ambiente influenza notevolmente il comportamento del sistema imponendogli vari vincoli, come i limiti delle risorse finanziarie; forze competitive, condizioni di mercato e fattori economici - ma un singolo sistema può raramente influenzare il comportamento del suo ambiente.
Usiamo i limiti logici, piuttosto che quelli fisici, per separare un sistema dai suoi sottosistemi o dal suo ambiente. I confini logici cambiano di volta in volta e si differenziano da un sistema all'altro.
Caratteristiche del sistema:
1. Ogni sistema composto da sottosistemi che a loro volta sono costituiti da altri sottosistemi, ciascun sottosistema essendo delimitato dai suoi confini. Le interconnessioni e le interazioni tra i sottosistemi sono definite come interfacce. Le interfacce si verificano al confine e assumono la forma di input e output.
2. Un sottosistema al livello più basso potrebbe non essere definito come processore. L'input e gli output sono definiti ma non il processo di trasformazione. Questo sistema è definito come una scatola nera.
3. Un sistema riceve input e produce output dopo la trasformazione degli input. Il processo di trasformazione è regolato. In molti sistemi è attraverso un controllo di feedback.
Il controllo di feedback richiede la misurazione delle uscite, ovvero un confronto dell'output con uno standard, specificando che cosa dovrebbe produrre il sistema e un meccanismo di controllo che può causare la modifica del processo del sistema in modo da avvicinare l'output allo standard.
4. Ogni sistema ha un limite. Il sistema è all'interno del confine e l'ambiente è al di fuori del confine.
Implicazioni del concetto di sistemi:
Lo studio del concetto di sistemi ha tre implicazioni di base:
1. Interrelazioni e interdipendenza devono esistere tra i componenti.
2. Gli obiettivi dell'organizzazione nel suo complesso hanno una priorità più alta rispetto agli obiettivi dei suoi sottosistemi. Ad esempio, l'informatizzazione delle applicazioni del personale deve essere conforme alla politica dell'organizzazione in materia di privacy, riservatezza e sicurezza, nonché a rendere disponibili, su richiesta, dati selezionati (ad es. Paghe) alla divisione contabilità.
3. Un sistema deve essere progettato per raggiungere un obiettivo predeterminato.
Componenti del sistema:
1. Input:
L'input include macchine, manodopera, materie prime, denaro, tempo ecc.
2. Processore:
È l'elemento di un sistema che implica l'effettiva trasformazione degli input in output. È il componente operativo di un sistema. I processori possono modificare l'input totalmente o parzialmente, in base alle specifiche dell'output. Ciò significa che quando cambiano le specifiche di output, cambia anche l'elaborazione. In alcuni casi, anche l'input viene modificato per consentire al processore di abilitare la trasformazione.
3. Uscita:
Queste sono informazioni nel formato giusto, trasmesse al momento e luogo giusti alla persona giusta.
4. Controllo:
Include l'elaborazione del feedback e l'adozione delle azioni necessarie. In un sistema informatico, il sistema operativo e il software di accompagnamento influenzano il comportamento del sistema. Nell'analisi dei sistemi, conoscere l'atteggiamento dell'individuo che controlla l'area per la quale un computer viene preso in considerazione può fare la differenza tra il successo e il fallimento dell'installazione.
È richiesto un supporto gestionale per garantire il controllo e sostenere l'obiettivo del cambiamento proposto.
5. Feedback:
Il feedback è i dati sulle prestazioni del sistema. Il feedback misura l'output rispetto a uno standard in una qualche forma di procedura cibernetica che include comunicazione e controllo. Nella Fig. 13.2 le informazioni di uscita sono feed-back sull'input e le informazioni sull'output di gestione sono feedback per l'input e per la gestione (controller) per la deliberazione.
Dopo che l'output è stato confrontato con gli standard di prestazione, le modifiche possono comportare l'input o l'elaborazione e, di conseguenza, l'output. Il feedback può essere positivo o negativo, di routine o informativo.
Nell'analisi dei sistemi, il feedback viene implementato in due modi diversi:
(a) Il feedback negativo fornisce generalmente al controllore un'azione d'informazione.
(b) Il feedback positivo rafforza le prestazioni del sistema. È di routine in natura.
