Lettera commerciale: significato, importanza e vantaggi
Leggi questo articolo per conoscere Business Letters. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Significato della lettera commerciale 2. Importanza della lettera commerciale 3. Vantaggi.
Significato della lettera commerciale:
Gli uomini d'affari devono comunicare con i clienti, i fornitori, i debitori, i creditori, le autorità pubbliche e il pubblico in generale, nonché tra di loro allo scopo di scambiare le proprie opinioni e di inviare e ricevere informazioni. Questo è necessario per avviare, eseguire e concludere transazioni.
La comunicazione può essere in due modi:
(1) orale:
O faccia a faccia o con l'aiuto di varie macchine e
(2) Scritto:
Scrivendo lettere. Questa comunicazione scritta è altrimenti chiamata corrispondenza. La parola corrispondenza ha un senso di "somiglianza" e "associazione" in essa. Corrispondere significa essere in conformità o in accordo con qualcosa o qualcuno.
Corrispondenza o comunicazione scritta possono aver luogo tra due persone o parti. Corrispondenza commerciale significa corrispondenza da parte degli uomini d'affari in materia di commercio.
La parola corrispondenza ha un senso di pluralità. Significa lettere o un paio di lettere composte da una lettera originale seguita da una risposta. La lettera 'A' ha poco valore. La comunicazione è completa quando viene ricevuta una lettera o viene intrapresa un'azione in risposta a una lettera.
Importanza della lettera commerciale:
Gli uomini d'affari devono stabilire contatti con le persone e solo loro possono sviluppare le loro organizzazioni. L'importanza della comunicazione è molto importante nella vita lavorativa (Rif. 3.44). C'era un tempo in cui le dimensioni del business erano normalmente piccole e non erano disponibili vari mezzi di comunicazione, gli incontri di lavoro o le comunicazioni faccia a faccia venivano praticate dagli uomini d'affari. Successivamente, è stata introdotta la politica di invio di rappresentanti per i contatti diretti. Tutti questi metodi hanno i loro limiti.
L'importanza delle lettere d'affari come forma di comunicazione più economica e più ampia è stata inizialmente realizzata negli Stati Uniti e nel Regno Unito e ora questo metodo è stato accettato come il miglior metodo di comunicazione in tutto il mondo. Ciò è stato possibile con l'introduzione di servizi postali in continua crescita. Nel frattempo la standardizzazione della forma e lo stile delle lettere commerciali li hanno resi più popolari e accettabili da tutti.
La corrispondenza commerciale ha un linguaggio proprio che è marcatamente diverso dalle lettere personali. Miglioramenti giorno per giorno nella forma e nello stile delle lettere commerciali che li rendono più impressionanti, significativi e compatti.
Un gran numero di libri sull'argomento sono disponibili sul mercato in aiuto del mondo degli affari. L'invenzione di diverse macchine allo scopo rende le lettere commerciali rapide nella produzione e nella distribuzione.
Ciò non significa, tuttavia, che altri mezzi di comunicazione siano stati abbandonati.
Vantaggi della lettera commerciale:
La comunicazione attraverso le lettere occupa la quota maggiore nel volume totale della comunicazione a causa dei seguenti vantaggi:
(1) Le lettere sono meno costose di altri mezzi di comunicazione.
(2) Le lettere possono essere spedite per posta in luoghi distanti per posta in breve tempo. Naturalmente, le lettere possono essere inviate dai messaggeri all'interno delle aree limitrofe.
(3) Le lettere sono redatte dopo una corretta riflessione e pianificazione e quindi l'argomento può essere presentato in modo sistematico e logico.
(4) Le idee trasmesse in lettere sono chiare e libere da ambiguità.
(5) La dimensione di una lettera può essere grande o piccola, come richiesto.
(6) Le lettere forniscono simultaneamente prove e copie esatte possono essere conservate.
(7) La stessa comunicazione può essere fatta a un numero di persone alla volta, attraverso la duplicazione o la stampa.
(8) Molte cose spiacevoli e delicate che non possono essere pronunciate faccia a faccia o attraverso dispositivi meccanici possono essere scritte in lettere in un linguaggio discreto.
(9) Le lettere sono adatte a tutti i tipi di comunicazione.
(10) C'è una standardizzazione nella forma e nello stile facilmente accettabile dal mondo degli affari. Viene utilizzato anche il linguaggio di codice accettato internazionalmente.
(1) Componenti:
Una lettera commerciale ha le seguenti componenti come qualsiasi altra forma di comunicazione. - Uno scrittore o corrispondente - Lui è il comunicatore. Ha la responsabilità principale di rendere una lettera mirata ed efficace.
(a) Deve conoscere la forma e lo stile delle lettere scritte. Diversi tipi di lettere hanno stili diversi. Si presume che il segretario di un'organizzazione, che è responsabile dell'ufficio, compreso il dipartimento per la corrispondenza, sia ben informato con l'arte. Ci sono impiegati di corrispondenza con esperienza i cui servizi sono utilizzati per lo scopo.
(b) Deve avere un comando sulla lingua e l'inglese è la lingua principale utilizzata nel mondo commerciale. (La seconda lingua accettata a livello internazionale è il francese.)
(c) Deve essere a conoscenza dei fatti sui quali sta scrivendo una lettera, altrimenti non può esprimere fedelmente i fatti e i punti di vista.
(d) Deve anche conoscere i termini tecnici e le frasi da utilizzare in particolari tipi di lettere. Può prendere l'aiuto di diversi tipi di dizionari disponibili sul mercato.
(e) Deve pianificare prima di iniziare a scrivere una lettera.
(f) Nel caso in cui stia scrivendo una risposta, deve leggere molto attentamente la lettera di avvio.
(g) La stesura dipenderà molto dalla natura del destinatario.
(2) Il destinatario o il destinatario o il lettore:
Una lettera è sempre diretta a un destinatario (o destinatari). È il comunicatore o il destinatario o il lettore. Se la lettera è insignificante, il destinatario potrebbe non leggerlo e quindi non necessariamente un destinatario è il lettore. La stesura di una lettera dipende in gran parte dalla natura del destinatario. Inoltre, una lettera deve raggiungere il destinatario, nel più breve tempo possibile. Ciò dipende molto dal fattore esterno: l'efficienza del sistema postale, a meno che una lettera non sia inviata da un messaggero. La forma di una lettera dipende molto dalla natura del destinatario.
(3) Il messaggio:
Una lettera porta un messaggio o stimoli. Può essere lungo o breve, piacevole e spiacevole, generale o particolare, regolare o urgente, pensato per un individuo o molti, iniziale o sensibile, ecc. Lo stile di scrittura dipende molto dalla natura del messaggio.
