Elaboratori di testi moderni: memorizzazione, modifica, formattazione e stampa
Le operazioni dei moderni word processor possono essere classificate in quattro grandi categorie:
a) Inserimento e memorizzazione dei contenuti
b) Documento di formattazione
c) Modifica del documento
d) Stampa del documento
Cortesia dell'immagine: litreactor.com/sites/default/files/images/column/2013/06/photo1-5.jpg
I word processor offrono funzionalità per ciascuna di queste operazioni.
Sebbene le funzionalità offerte da diversi pacchetti di elaborazione testi siano diverse, alcune delle funzionalità più comunemente offerte per queste operazioni sono riportate di seguito:
1. Immissione e memorizzazione del testo:
I processori di testi offrono molti servizi per migliorare la velocità di inserimento del testo. Alcune di queste funzionalità sono le seguenti:
Involucro di parole:
Mentre si usano le macchine da scrivere manuali, una dattilografa deve tenere traccia di ogni linea e spostare il rullo o il carrello della macchina da scrivere alla fine di ogni linea. Questi sprecano molto tempo in particolare per indovinare la dimensione dell'ultima parola che l'utente intende inserire in una riga.
In alcuni casi, si deve rompere la parola usando il trattino (-) e scrivere la parte restante della parola nella riga successiva. Durante l'utilizzo di elaboratori di testi, l'utente non deve perdere tempo per tale attività.
La funzione di ritorno a capo nell'elaboratore di testi verifica quando la prima riga è piena e il testo che segue viene automaticamente spostato all'inizio della riga successiva. Ciò consente di risparmiare tempo e fatica. L'utente può continuare ad inserire il testo fino a quando il paragrafo è finito.
Impianto di stenografia:
Molti word processor offrono la possibilità di memorizzare un insieme di parole in modo tale che l'intera serie di tali parole possa essere inserita premendo una combinazione di due tasti. Pertanto, i segmenti di testo comunemente usati possono essere memorizzati e inseriti nel testo come e quando richiesto premendo una combinazione di tasti.
L'autore di questo testo ha utilizzato questa funzione per inserire questo testo. Poiché i word processor di parole dovevano essere usati molto frequentemente in questa sezione del libro, queste parole sono state memorizzate usando la funzione di stenografia / auto-testo Ovunque dovessero essere inseriti i word processors, l'autore ha premuto una combinazione di un unico chiave e tasto di scelta rapida; e queste parole sono state immediatamente inserite nel testo. Tale funzione non solo migliora la velocità di immissione del testo, ma garantisce anche la correttezza dell'ortografia per i segmenti di testo comunemente utilizzati.
Importazione di contenuti da altri file:
La maggior parte dei word processor consente l'importazione di parte o di tutto il testo da qualsiasi file nel file corrente. Questo è molto utile quando si intende utilizzare alcuni paragrafi del testo che sono stati inseriti per qualche altro scopo in qualche occasione precedente. Tuttavia, più importante è la funzionalità di importazione dei file che proviene dall'integrazione dei word processor con altre applicazioni nella suite office.
Ciò consente al manager di garantire che, una volta sviluppato un documento in qualsiasi applicazione, possa essere inserito, parzialmente o completamente, in qualsiasi documento di elaborazione testi. Infatti, il report finale di un word processor può essere il risultato della convergenza di vari documenti, grafici, grafici e immagini, ecc. Sviluppati in diversi pacchetti software applicativi.
Questa funzione non solo riduce al minimo la duplicazione dell'inserimento dei dati nel report, ma garantisce anche un livello più elevato di precisione poiché i dati nel report sono stati ottenuti direttamente dall'applicazione di origine.
Salvataggio automatico e backup:
I processori di testi offrono funzionalità per il salvataggio dei contenuti in un file premendo i tasti di scelta rapida. I moderni word processor hanno la possibilità di salvare automaticamente il documento con una periodicità temporale impostabile dall'utente.
Un'altra buona caratteristica a questo riguardo è la fornitura di creazione automatica di file di backup contenenti la versione precedente del file. Questa funzione è molto utile quando apportiamo modifiche sostanziali al documento e desideriamo conservare anche la versione non modificata del testo.
2. Documento di formattazione:
Forse la caratteristica più affascinante disponibile nei word processor riguarda la formattazione del testo. I processori di testi assicurano che il testo una volta inserito in un file (in qualsiasi formato), possa essere trasformato in qualsiasi formato desiderato senza molti sforzi extra.
Alcuni di questi servizi includono:
Allineamento:
Una volta che i margini sinistro e destro del testo sono indicati per i processori di testi, il testo può essere allineato a sinistra, a destra, centrato o giustificato all'interno dei margini sinistro e destro. In un testo giustificato, il primo carattere di ciascuna riga viene inserito nella prima colonna e l'ultimo carattere viene inserito nell'ultima colonna nell'area tra i margini sinistro e destro specificati.
La giustificazione viene eseguita inserendo spazi tra le parole nella riga garantendo che il primo carattere sia stampato sul margine sinistro e l'ultimo carattere nella riga sia stampato sul margine destro.
Spaziatura linee e caratteri:
I processori di testi consentono agli utenti di definire l'interlinea e riformare il testo per una spaziatura di linea diversa quasi istantaneamente. Hanno anche la possibilità di cambiare lo spazio tra due personaggi. Questa funzione è molto utile per testi più grandi su spazi più piccoli e viceversa.
Interruzione di pagina:
La maggior parte dei word processor divide automaticamente il testo in pagine di un numero predeterminato di righe. Il numero di linee è determinato sulla base della lunghezza della carta, del margine superiore, del margine inferiore e della larghezza della linea, già impostata dall'utente.
Assegnano anche numeri di serie a ciascuna pagina. Tuttavia, gli utenti possono selezionare la lunghezza della pagina di propria scelta per l'intero testo per alcune delle pagine in un file. Normalmente viene utilizzata una lunghezza di pagina comune per l'intero file. Tuttavia, un'interruzione nel mezzo di un tavolo è fonte di distrazione. In tal caso, un utente può indicare una diversa lunghezza della pagina per quella particolare pagina nel file.
Si possono anche inserire automaticamente i numeri di pagina nel testo. In caso di inserimenti o eliminazioni successive dal testo, questi numeri di pagina vengono modificati automaticamente.
Elenchi puntati e numerati:
La maggior parte dei programmi di videoscrittura dispone di funzionalità per l'inserimento di punti elenco o altri segni speciali per i punti che possono essere inclusi nel documento. Hanno anche le strutture per numerare automaticamente i paragrafi. Il vantaggio fondamentale di tale numerazione automatica è che in caso di aggiunta o eliminazione di un paragrafo, il numero di ciascun paragrafo rimanente cambia di conseguenza. Ovviamente, le schede e l'allineamento corretti servono a mettere il documento nella giusta forma.
Caratteri di stampa:
I word processor moderni hanno la possibilità di selezionare da un elenco di tipi di carattere per l'intero o parte del documento. Si può anche selezionare la dimensione del carattere e dipingerlo in qualsiasi sezione del testo.
Tabelle, oggetti e immagini:
A volte, parte del documento contiene informazioni tabulari. Le informazioni tabulari devono essere organizzate in colonne e ciascuna colonna deve essere intitolata. Tali operazioni vengono eseguite automaticamente quando l'utente sceglie di inserire una tabella nel testo.
L'allineamento del testo all'interno della colonna avviene automaticamente. Inoltre, la maggior parte degli elaboratori di testi ha funzionalità per disegnare oggetti come diagrammi, grafici, ecc. L'utente può anche importare tali oggetti da altri file. Gli oggetti e i ritagli comunemente usati sono disponibili nel software e ciascuno di questi oggetti può essere inserito nel testo come e quando richiesto. Questo aiuta a rendere il testo più illustrativo.
3. Modifica del documento:
I processori di testi sono unici nei loro strumenti di modifica. Poiché il contenuto del documento viene memorizzato prima della stampa su carta, qualsiasi modifica desiderata del contenuto può essere effettuata con poche sequenze di tasti. Un tale cambiamento, altrimenti (nel caso di macchine da scrivere manuali) potrebbe richiedere la ridigitazione dell'intero testo.
La ridigitazione comporta il rischio di altri errori che si verificano anche nel documento appena digitato. Con il testo del word processor è possibile stampare dopo aver modificato opportunamente il testo. Ciò garantisce che le stampe prive di errori possano essere prese in modo ordinato.
Le funzionalità di modifica comunemente disponibili nei programmi di videoscrittura sono:
Inserisci, taglia, copia, incolla e sovrascrivi:
I processori di testi consentono l'inserimento di segmenti di testo in qualsiasi parte del testo come e quando desiderato. Dopo l'inserimento, il testo viene riallineato automaticamente. L'utente può cancellare qualsiasi carattere, parola o linea con un tasto da qualsiasi parte del documento.
È anche possibile sovrascrivere un determinato carattere. Per navigare attraverso il documento (spostandosi da una parte all'altra parte), il cursore viene spostato usando semplici operazioni con i tasti. Sono anche possibili movimenti rapidi dei cursori.
Modifica del blocco:
Oltre alla cancellazione e all'inserimento del testo, le funzionalità di modifica dei blocchi sono disponibili nella maggior parte dei programmi di videoscrittura. Utilizzando queste funzionalità l'utente è in grado di spostare copia o eliminare un blocco di testo. Un blocco di testo può essere prima definito selezionando una parte del testo.
Quindi, può essere spostato da una parte del testo all'altra parte. Il testo selezionato può essere semplicemente copiato in altre parti del testo o reso disponibile anche ad altre applicazioni. Ad esempio, una parte dell'accordo può essere copiata en-block e incollata in una lettera per citare l'estratto. Questa funzione "taglia e incolla" è anche molto utile quando il testo viene sviluppato per la prima volta.
Annulla modifica:
I word processor offrono funzionalità per invertire le operazioni di modifica con l'aiuto dello strumento 'annulla'. Quindi, se per errore una parte del testo viene cancellata, può essere ripristinata usando la funzione di annullamento. L'annullamento può essere annullato con la funzione 'rifai'. In generale, un numero di passaggi precedenti può essere annullato e rifatto con l'aiuto di tali funzionalità nei programmi di elaborazione testi.
Ricerca e modifica globali:
Un altro strumento di modifica comune nei processori di testi si riferisce alla ricerca di una parola o di un segmento di testo nell'intero testo. L'elaboratore di testi indica l'occorrenza di quel set di caratteri in tutto il testo. Permette inoltre all'utente di apportare modifiche se lo desidera.
Gli utenti possono anche dare istruzioni per sostituire quel set di caratteri con qualche altro set di caratteri. Supponiamo che la parola "Gennaio" si presenti in un testo 20 volte in luoghi diversi, per poter utilizzare lo stesso testo con il mese sostituito da febbraio, la funzione Trova e sostituisci può essere utilizzata.
Con poche sequenze di tasti, l'utente può effettuare la ricerca del word processor in gennaio e sostituirla con febbraio in tutte queste 20 posizioni nel testo. I processori di testi normalmente forniscono opzioni agli utenti per sostituire o non sostituire il segmento di testo ad ogni occorrenza.
Controllo ortografico:
L'operazione di controllo ortografico è molto utile quando si immette un documento di grandi dimensioni per la prima volta. L'errore di ortografia viene automaticamente indicato dallo strumento di controllo ortografico online. L'utente, in genere, ha la possibilità di scegliere da un elenco di lingue, una lingua che dovrebbe essere utilizzata per controllare l'ortografia. Lo strumento di controllo ortografico può anche essere utilizzato su un file di testo esistente.
Lo strumento di controllo ortografico controlla la presenza di ogni parola nel dizionario memorizzato per la lingua selezionata per il testo. Se nessuna parola non viene trovata nel dizionario, verrà indicata dallo strumento. Può anche suggerire alcune parole simili alla parola errata.
L'utente può decidere di aggiungere la parola nel testo al dizionario se la parola è scritta correttamente ma non è inclusa nel dizionario del word processor. Generalmente, tali parole che non sono incluse nel dizionario, sono nomi, nuove parole o termini tecnici. Questa funzione aiuta a garantire che il testo privo di errori venga stampato.
Auto-corretto:
Alcuni word processor offrono la funzionalità di correggere automaticamente le parole errate. Ad esempio, se la parola "the" è stata digitata come "teh", viene corretta automaticamente dal word processor. Tale funzione accelera l'immissione di testo.
Thesaurus on-line:
La maggior parte dei word processor offre la possibilità di trovare parole appropriate al momento della creazione del testo. Il thesaurus è inserito nel pacchetto software e l'utente può cercare l'elenco di sinonimi per una parola selezionata. Una tale funzione è molto utile quando il testo viene sviluppato per la prima volta.
4. Stampa del documento:
I processori di testi offrono funzionalità di stampa che non possono essere immaginate con macchine da scrivere manuali. È possibile ottenere bellissimi effetti di stampa fornendo nel testo comandi di controllo di stampa adeguati.
Per elencarne alcuni, gli effetti di stampa seguenti sono comunemente disponibili nella maggior parte dei programmi di videoscrittura:
Grassetto, corsivo, sottolineatura della stampa:
La stampa in grassetto si ottiene stampando un carattere due volte, ogni stampa così vicina l'una all'altra da apparire come un carattere in grassetto. Questa funzione è molto utile per evidenziare alcune parti del testo. Allo stesso modo, il corsivo e la stampa sottolineata possono essere utilizzati anche per evidenziare qualsiasi parte del testo.
Apice e pedice:
È possibile, con word processor, stampare un carattere come pedice o apice su un altro carattere. Questa funzione è richiesta per connotazioni matematiche nel testo.
Stampa unione:
Un'altra utile funzione disponibile nella maggior parte dei word processor è la possibilità di unire due file durante la stampa. Questa funzione viene utilizzata quando è necessario inviare lettere o promemoria personalizzati a persone diverse con indirizzi diversi e testi parzialmente diversi.
Il testo comune viene inserito in un file e i dati diversi come nome, indirizzo, importo, data di fatturazione, ecc. Vengono inseriti nel file di dati. Strumento di stampa unione o stampa unione, raccoglie i dati dal file di dati per ogni persona, inserisce i dati nel testo comune nei punti appropriati e li stampa. Questo è uno strumento di elaborazione di testi molto popolare e che fa risparmiare tempo.
Invio di fax:
I word processor hanno anche la possibilità di stampare i messaggi fax e inviarli tramite linea telefonica utilizzando il modem installato sul sistema informatico. La maggior parte dei word processor offre modelli predefiniti per la progettazione del messaggio fax. Una volta che il messaggio è stato digitato, è possibile che venga stampato utilizzando lo speciale programma del driver della stampante. La stampa in questo caso avviene sotto forma di trasmissione del messaggio a un numero di fax destinato.
Anteprima:
L'anteprima dell'intero testo o della sua parte può essere ottenuta prima della stampa in modo da rivedere l'impaginazione e altri aspetti della formattazione. In caso di testi più lunghi, l'anteprima è molto utile in quanto è possibile ottenere una visualizzazione ingrandita sullo schermo.
I moderni word processor hanno molto da offrire per la corrispondenza d'ufficio. Un utente deve conoscere tutte le funzionalità disponibili e applicarle in modo appropriato per sfruttare appieno i poteri del software di elaborazione testi.
L'elaborazione di testi è un'applicazione desktop molto popolare e forse non esiste quasi nessun personal computer che non sia utilizzato come elaboratore di testi. Quasi il 30% -40% del tempo di lavoro dei personal computer viene speso per l'elaborazione di testi.
