Office Suite: componenti principali delle suite per ufficio

Leggi questo articolo per conoscere i componenti principali delle suite per ufficio:

Ogni componente di una suite per ufficio è completamente integrato nella suite in termini di interfaccia utente comune, condivisione di file e oggetti, strumenti di produttività e team computing.

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Interfaccia utente comune:

Le interfacce utente per tutte le applicazioni in una suite sono generalmente comuni. Ogni operazione è rappresentata da un'icona comune. L'ordine delle attività universali sullo schermo dell'interfaccia è lo stesso in ogni applicazione.

Ad esempio, per un'attività universale come un'operazione di stampa, nei menu viene visualizzata un'icona che mostra una stampante per tutti i componenti della suite per ufficio. La posizione e la finestra di dialogo che cercano informazioni riguardanti le opzioni di stampa sono simili in tutti i componenti.

Una tale coerenza per eseguire compiti universali aiuta a ridurre il tempo di allenamento in quanto le capacità operative sono interessate. Ciò aiuta anche l'utente nell'esplorare varie funzionalità dell'applicazione come e quando necessario. Anche dal punto di vista del progettista, tale coerenza riduce il codice del software e i requisiti di memoria, migliorando così la velocità di elaborazione.

Condivisione di file e oggetti:

Le suite per ufficio integrano diverse applicazioni in termini di condivisione conveniente dei dati immessi in un'applicazione con altre applicazioni. Ad esempio, il testo creato nel word processor può essere chiamato, modificato e utilizzato direttamente in un foglio di calcolo o in un'applicazione di presentazione, senza alcuna procedura di conversione complessa.

Grafici o grafici creati in fogli di calcolo possono essere importati in un file di testo nel word processor e il file di testo con il grafico può essere esportato in un pacchetto di presentazione. I dati inseriti in un pacchetto di gestione del database possono essere comodamente inseriti in un foglio di calcolo per l'analisi e utilizzati in un report generato in un elaboratore di testi.

Tale rapporto può essere inviato tramite un pacchetto di comunicazione. La condivisione di file e oggetti consente all'utente di utilizzare il componente appropriato della suite per ufficio per una determinata parte dell'attività e includere l'output nel report finale. In questo modo, l'utente può utilizzare pienamente varie funzionalità nella suite dell'ufficio.

Strumenti di produttività:

Le moderne suite per ufficio offrono molti strumenti per migliorare la produttività degli utenti. Includono il controllo ortografico, il thesaurus, la grammatica, ecc. Questi strumenti sono comuni a ciascuno dei componenti della suite dell'ufficio. Tale comunanza non solo aiuta a garantire l'uniformità, ma anche a evitare la duplicazione di strumenti simili nella libreria del software. Ad esempio, il controllo ortografico comune utilizzato nel word processor e un foglio elettronico, garantisce l'uniformità della lingua e un dizionario comune.

Team computing:

Il team computing è una funzionalità relativamente nuova aggiunta alle suite per ufficio. Questa funzione consente agli utenti di interagire con altri membri di un team aziendale. Consente inoltre all'utente di distribuire documenti tra altri utenti e di invitare i loro commenti e aggiunte / modifiche nel contenuto di qualsiasi documento.

Le strutture di elaborazione del team dispongono di autorizzazioni di accesso ai file chiaramente definite e disposizioni per la gestione di qualsiasi conflitto quando due utenti lavorano sullo stesso documento. Ad esempio, MS-OFFICE consente la modifica simultanea multiutente di un foglio di lavoro Excel e fornisce strumenti per tenere traccia delle modifiche e gestire possibili conflitti tra le modifiche da parte di due utenti.

Ogni componente è di per sé un ottimo strumento di produttività per l'ufficio per un manager costellato di nuove e potenti funzionalità per ridurre le parti monotone e ripetitive del lavoro d'ufficio.