I 5 componenti principali di una lettera commerciale (con esempio)

Questo articolo getta luce sui primi cinque componenti di una lettera commerciale. Gli aspetti sono: 1. Stile 2. Forma 3. Tipi 4. Costo 5. Presentazione.

Stile di affari # 1:

Ogni lavoro creativo ha bisogno di uno stile. La parola "stile ha significati diversi, di cui due sono giustamente applicabili a una lettera commerciale.

Secondo il dizionario Webster sono:

(a) "Modalità di espressione del pensiero nella lingua" e

(b) "L'abitudine o il piano seguito da spelling, lettere maiuscole, punteggiatura e disposizione tipografica e visualizzazione". Una lettera commerciale soddisfa tutte le caratteristiche di "stile".

(1) La cosa principale è la scelta delle parole nello scrivere una lettera. Per esprimere lo stesso significato, vengono utilizzate parole diverse in situazioni diverse. Questo può essere dimostrato durante la scrittura di lettere di promemoria successive quando i toni delle lettere stanno diventando gradualmente più difficili. Non solo le parole corrette devono essere scelte, ma devono essere organizzate perfettamente rendendo il significato chiaro e allo stesso tempo tenendo presente le regole della grammatica.

Lo stile moderno non è usare parole non comuni ma rendere semplici le frasi. Il linguaggio fiorito con la retorica non è mai apprezzato. Per quanto possibile le parole tecniche e i gerghi devono essere evitati. Inoltre, non deve essere usato superfluo, antagonizzante o insinuante (che causa rabbia), pedante (libra e facendo una mostra di conoscenza), pet o parole colloquiali e discutibili. 'Just-padding' con parole senza alcuna sostanza rende inutile una lettera commerciale.

(2) Il secondo punto da notare è che il lay-out deve essere corretto. Le lettere sono digitate su fogli stampati di carta intestata. Varie tecniche di stampa sono utilizzate per rendere la carta intestata attraente.

Il layout di una lettera ha le seguenti parti:

(a) Una forma corretta.

(b) Scrivendo la lettera lasciando i margini-più sul lato sinistro che sulla mano destra,

(3) I punti devono essere disposti in sequenza logica e quindi solo le idee possono essere trasmesse in modo chiaro e possono essere impresse sul lettore. L'approccio deve essere positivo e non negativo, per quanto possibile.

(4) Una lettera deve soddisfare le seguenti caratteristiche o elementi essenziali:

(a) Chiarezza:

Il linguaggio deve essere chiaro in modo che le idee siano espresse correttamente e il lettore possa capirle nello stesso senso. La chiarezza dipende dalla scelta corretta delle parole e dall'uso di frasi semplici. La parola deve essere menzionata in pieno e non nelle loro - abbreviazioni. Non ci deve essere alcuna vaghezza riguardo al messaggio o alle informazioni.

(b) Concisione:

Una lettera non deve essere inutilmente lunga. Brevity è una grande qualità per una buona lettera d'affari. Deve essere abbastanza lungo da trasmettere le idee in pieno e non di più. Né lo scrittore né il lettore come uomo d'affari hanno molto tempo da perdere per una lettera.

Scrivere troppo significa indulgere in errori. Una persona che ha il comando della lingua può esprimere le cose entro una breve bussola. Ma la brevità non significa che ci sarà mancanza di chiarezza o completezza. Brevity non significa anche franchezza.

(c) Completezza:

Una lettera deve essere completa in tutti i sensi. Deve contenere tutti i punti necessari e pertinenti all'oggetto su cui è scritta la lettera. Lo stesso scrittore deve avere un'idea completa sull'argomento, altrimenti non può coprire tutti i punti necessari e pertinenti.

I punti devono essere sistemati in modo sistematico e logico e quindi viene visualizzata solo un'immagine completa e chiara. Dati e statistiche, se richiesti, devono essere allegati come elementi separati.

(d) Cortesia:

Una lettera deve essere cortese. Significa che ci sarà un'attitudine educata che si rivelerà attraverso di essa. Una lettera scortese non può mai essere efficace e può anche essere dannosa per un'azienda. Una lettera cortese è quella che è piena di sincerità e libera da orgoglio indesiderato o autoaffermazione dello scrittore. Una lettera è chiamata un ambasciatore silenzioso del business. Deve guadagnarsi la simpatia e la reazione favorevole del lettore.

Deve esercitare un'influenza duratura sulla mente del lettore. Anche una cosa spiacevole può essere presentata in modo cortese. Un rifiuto può essere fatto in modo ragionevole e si può segnalare un errore senza ferire l'altro lato. Tutto dipende dalla scelta delle parole e dalla loro presentazione. A volte una lettera può essere lunga per motivi di cortesia, altrimenti non si può presentare una questione spiacevole.

(e) Efficacia:

L'efficacia di una lettera dipende da tutte le caratteristiche prese insieme. È dimostrato dalla pronta e favorevole reazione del destinatario. Anche le punteggiature o le lettere maiuscole utilizzate nel posto giusto hanno contribuito all'efficacia. Durante la digitazione di una lettera, l'uso della spaziatura è un fattore importante. Le macchine da scrivere moderne hanno caratteri eleganti che rendono il display o l'aspetto di una lettera molto impressionante ed efficace.

Business Letter # 2. Form:

Una lettera commerciale deve essere scritta in una 'forma' appropriata per la sua efficacia. La forma delle lettere commerciali si è evoluta nel tempo, e per esperienza, consuetudini ed esigenze. Più o meno la stessa forma è usata per tutti i tipi di lettere commerciali con lievi variazioni e in tutti i paesi.

Una forma corretta fa una buona impressione nella mente del lettore circa lo scrittore e quindi solo la comunicazione può essere efficace. Una forma corretta può, a colpo d'occhio, dare un'idea generale della natura della comunicazione.

Il modulo una lettera è costituito dalle seguenti parti:

(i) Titolo:

Nella parte superiore della lettera le seguenti informazioni devono essere disponibili in modo che il destinatario possa capire da dove e in quale data è arrivata la lettera.

Esso consiste in:

(a) Il nome del mittente.

(b) l'indirizzo del mittente.

(d) Se la lettera proviene da un particolare ramo, divisione o dipartimento, allora anche questo può essere menzionato.

(e) Il numero di telefono, il numero di telex, l'indirizzo telegrafico, ecc. se presenti.

(f) Indipendentemente dall'uso di un codice di codice commerciale, viene seguito il codice particolare, ad esempio ABC o .Bentley o Leiber ecc. I codici vengono utilizzati per economizzare le parole e per garantire un certo segreto.

(g) Il numero di riferimento della lettera. Il numero di riferimento viene preparato generalmente con il numero del file a cui è correlata la lettera.

(h) La data di scrittura della lettera.

Generalmente il nome, l'indirizzo, la natura degli affari e il nome del ramo, ecc. Sono scritti (stampati) in alto al centro. Possono essere preferibilmente scritti nella parte superiore destra in modo che durante il passaggio del file siano facilmente leggibili. Non dovrebbero essere scritti nella parte superiore sinistra. Il telefono ecc., Il codice e il numero di riferimento sono generalmente scritti sul lato sinistro e la data sul lato destro.

(ii) L'indirizzo interno:

Include:

(a) Il nome del destinatario, un individuo o una ditta o una società o qualsiasi altra società o istituzione.

(b) L'indirizzo del destinatario. Nel caso in cui venga utilizzata una finestra, l'indirizzo interno deve essere visibile dall'esterno. Alcune parole complementari come Mr, Mrs, Sri (Shri, Shree), Ms, Messrs, Sarbashree vengono utilizzate prima del / i nome / i del / i destinatario / i.

(c) Generalmente una lettera è indirizzata a un importante funzionario dell'organizzazione come un direttore, un direttore generale, un direttore delle vendite, un partner, una segretaria, ecc.

(iii) Il saluto o saluto di apertura:

Una lettera inizia con Caro Signore, Egregi Signori, Signora, Signori, ecc. Come richiesto dalle circostanze. Tali saluti sono usati per motivi di cortesia, "Mio caro Signore" o "Caro Sri A" può essere usato quando c'è un contatto personale stretto con una persona in questione. A volte, al di sopra del saluto, viene menzionato un nome a cui la lettera dovrebbe andare specificamente. Ad esempio -Attenzione: Sri A '. Tale menzione del nome aggiunge un tocco personale alla lettera.

(iv) The Subject-Matter:

L'argomento su cui è scritta la lettera è citato in breve come Re: ______________. 'Re' significa 'riguardo'. Questo può essere scritto tra l'indirizzo interno e il saluto o il saluto intermedio e il corpo della lettera.

(v) Il corpo della lettera:

Questa è la parte principale della lettera che contiene le informazioni, i punti di vista, i fatti, i messaggi, ecc. O lo scopo principale per cui è scritta la lettera. Il corpo della lettera è diviso in paragrafi, ogni paragrafo si occupa di un particolare punto o argomento o aspetto della materia. A volte, per comodità, i paragrafi sono numerati.

Il corpo della lettera ha le seguenti sottosezioni:

(a) Introduzione dell'oggetto con o senza riferimento a qualsiasi comunicazione precedente. A volte c'è l'auto-introduzione dello scrittore. L'introduzione deve essere molto breve, sia una frase o un piccolo paragrafo.

(b) La parte centrale che elabora l'argomento. Questo deve essere diviso in paragrafi basati su punti,

(c) La parte conclusiva della lettera con l'arrotondamento dell'intero tema che chiede al lettore qualsiasi suggerimento o azione o qualsiasi suggerimento o consiglio dal lato dello scrittore. C'è anche un desiderio per la cortesia.

(v) La chiusura gratuita:

La lettera è generalmente conclusa con una chiusura gratuita usando frasi o frasi standard come "Distinti saluti", "Distinti saluti", "Distinti saluti", "Cordiali saluti", ecc.

(vi) La firma:

La lettera deve essere firmata dallo scrivente di sua mano ma sotto la firma il nome può essere digitato tra parentesi in modo che il lettore possa conoscere il nome (in quanto la firma potrebbe non essere leggibile).

La firma deve essere accompagnata da:

(a) il nome della preoccupazione per cui la lettera è stata scritta (questo è indicato sopra la firma).

(b) la designazione (vale a dire la posizione ufficialmente detenuta) della persona che firma (riportata sotto la firma) per garantire l'autenticità della firma. Lo status del firmatario ha una grande influenza sull'importanza della lettera. La firma è di solito sul lato inferiore destro della lettera.

(vii) Custodie:

Se alla lettera è allegata una carta, un segno di spunta, una bozza, ecc., Deve essere menzionata nell'angolo in basso a sinistra della lettera che indica il numero e la natura del / i recinto / i. In breve, è scritto come "Encl:".

(vii) Postscripts:

Dopo che la lettera è stata completata, se nella mente dello scrittore emerge qualche nuovo punto che pensa debba essere incluso, lo aggiunge sotto il titolo: Postscript (o PS in breve). Questo, tuttavia, non è una buona pratica. È meglio riscrivere o ridigitare la lettera. Lo scrittore deve iniziare il suo nome alla fine dei post script.

(ix) Iniziali:

All'angolo in basso a sinistra, il dattilografo digita le sue iniziali. Questo è necessario perché se c'è qualche errore nel digitare si può scoprire chi era il dattilografo, in particolare quando c'è un pool di dattilografi.

(x) Copia:

A volte una copia carbone (o copie) di una lettera indirizzata a una persona o parte è (o viene) inviata a un'altra persona o parte (persone o parti) per riferimento. Questo è più comune nella comunicazione interna quando copia o copie di una lettera da inviare a un altro dipartimento o dipartimento. In tali casi nella parte inferiore della lettera, il nome oi nomi della persona o del partito (o delle persone o delle parti) è (sono menzionati) con il marchio ccie copia carbone.

Business # 3 tipi:

Le lettere commerciali sono di vario tipo poiché le lettere sono scritte su vari argomenti, in varie occasioni e in varie circostanze.

Lettere diverse sono pensate per diversi tipi di persone e con scopi diversi. Le lettere commerciali sono principalmente raggruppate in circolari e lettere. Le circolari non sono pensate per persone o partiti individuali o specifici. Sono pensati per un gran numero di persone o un grande gruppo o il pubblico in generale.

Ad esempio, una circolare comune viene inviata da un produttore ai suoi rivenditori che li informano, alle modifiche dei termini di gestione o ai prezzi delle merci. Le circolari possono essere inviate direttamente ai clienti. In un processo di campagna pubblicitaria le circolari possono essere inviate introducendo un prodotto a un gran numero di persone che prendono il loro nome e indirizzo dall'elenco telefonico.

Le lettere sono destinate a persone o parti specifiche che trattano argomenti specifici e vengono inviate individualmente. A volte le circolari sono allegate con buste autoindirizzate o addirittura stampate in modo che i destinatari delle circolari possano senza alcuno sforzo o costo inviare risposte. Anche le Business Reply Card entrano in questa categoria. Invece di inviare buste autoindirizzate, vengono inviate carte autodefinite che non richiedono i francobolli perché il mittente paga in anticipo i francobolli in anticipo e ottiene una licenza per l'emissione di tali carte dall'ufficio postale dietro pagamento delle tasse.

Un numero di licenza dato al mittente è stampato sulle carte. Oltre a questa classificazione, troviamo anche le Lettere formali. Queste sono risposte standard inviate contro richieste comuni. Tali lettere sono firmate da ufficiali junior o anche da assistenti di ufficio e hanno meno importanza.

Lettera d'affari n. 4. Costo:

È molto difficile calcolare il costo di una determinata lettera preparata e spedita dall'ufficio. Il costo non è così basso come sembra. Comprende due tipi di costi, monetari e reali, e il costo reale ha un valore in denaro.

Prendendo in considerazione entrambi gli aspetti del costo, è possibile elencare i seguenti elementi di costo:

(1) Il costo della carta da lettere, clip, pin, carta carbone, busta, ecc.

(2) Costi di installazione, funzionamento e manutenzione delle macchine utilizzate.

(3) Costi degli scarti di cancelleria, se presenti.

(4) spese di spedizione.

(5) Il salario degli impiegati, degli stenografi, dei dattilografi, ecc.

(6) Costo del deposito delle copie.

(7) Costo dello spazio occupato dal dipartimento di corrispondenza, collocamento di macchine, ecc.

(8) Il tempo consumato dagli ufficiali che elaborano i piani prima di scrivere e dettare lettere.

(9) I costi generali generali dell'ufficio per l'illuminazione, l'affitto, ecc.

È auspicabile che vi sia un controllo adeguato affinché il costo sia ridotto al minimo. Nel complesso una gran parte delle spese di ufficio totali viene fuori dal lavoro di corrispondenza. L'uso di macchine consente di risparmiare tempo e costi. Le lettere tipo contribuiscono anche alla riduzione di tempi e costi. Il costo può essere ridotto eliminando la corrispondenza non necessaria. Il controllo sull'acquisto di articoli di cancelleria riduce indirettamente il costo.

Lettera commerciale n. 5. Presentazione:

La presentazione di una lettera è una questione vitale in corrispondenza. Le lettere devono essere presentate elegantemente. La qualità degli articoli di cancelleria utilizzati, della stampa delle testine delle lettere, così come della tipizzazione, deve essere di alto livello. In genere vengono utilizzate diverse qualità di articoli di cancelleria per diversi tipi di lettere.

Anche la qualità della stampa (uso di un numero di colori, uso di stampi, ecc. Sulla carta intestata) è varia. Anche la corretta piegatura delle lettere aggiunge eleganza a loro. Le grandi case commerciali continuano a utilizzare un particolare colore (o colori) di inchiostro per la stampa di tutte le lettere. Si chiama "colore della casa" e aiuta a creare buona volontà.

Schizzo del lay-out o della forma di una lettera: