Project Cost System (PCS)

Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Importanza del Project Cost System (PCS) 2. Completezza della registrazione dei costi 3. Costing basato sulle attività con codifica 4. Costing basato sulle attività con codificazione 5. Controllo del costo del progetto 6. Applicazione per computer.

Contenuto:

Importanza del Project Cost System (PCS)
Completezza della registrazione dei costi
Costo basato sulle attività con codifica
Costo basato sulle attività con codifica
Controllo del costo del progetto
Applicazione per computer al controllo dei costi di progetto

1. Importanza del Project Cost System (PCS):

a) PCS è istituito con l'obiettivo di mantenere un controllo sul costo del progetto. Il sistema dovrebbe evidenziare le aree in cui il costo effettivo è superiore al costo stimato in modo che la direzione possa adottare misure correttive nel tempo;

b) i dettagli dei costi sono mantenuti sulle carte costi memorandum per ogni attività nella realizzazione del progetto insieme ad ulteriori informazioni sul tempo stimato di avvio, il tempo di completamento e i costi e la durata effettivi per ciascuna attività;

c) Il piano di contabilità dei costi in base al PCS include un elenco completo di "carte costi memorandum" o registri in un unico piano dettagliato integrato per il progetto, in modo che in qualsiasi momento possa essere ottenuto il costo totale in data;

d) Il PCS comporta un'informazione di rete sistematica in modo tale che le informazioni fondamentali su qualsiasi attività si fermino nell'ufficio del responsabile del progetto che aggiorna la relativa scheda memorandum;

e) Tutti i documenti con informazioni relative al consumo di risorse dovrebbero essere debitamente approvati dal personale del team di progetto autorizzato in quanto tale dalla direzione del progetto. Quando PCS viene eseguito con automazione completa, il personale deve disporre delle password riservate per l'accesso al computer per l'aggiornamento;

f) Tutte le voci di spesa per il materiale, le spese di noleggio della macchina, la manodopera ecc., nonché il tempo speso per l'attività, dovrebbero essere contro i budget di tali articoli. In caso di eventuali modifiche necessarie come emergenza, tale modifica dovrebbe essere debitamente autorizzata dalla direzione del progetto con informazioni al contabile del progetto.

Potrebbe esserci necessità di informazioni più specifiche in un PCS, a seconda della natura e della complessità del progetto e delle specifiche esigenze del management.

L'idea di base è:

a) mantenere registri, per attività, sia stime che effettive della pianificazione del progetto e del costo del progetto;

b) istituire il controllo interno nel sistema di informazione sulla gestione del progetto (PMIS) per garantire che i registri dei costi siano completi e corretti.

2. Completezza della registrazione dei costi :

Il sistema deve garantire la correttezza e la completezza della registrazione delle transazioni monetarie in relazione alle spese effettive che sono registrate nel libro mastro della società.

Il PCS dovrebbe occuparsi dei seguenti punti:

1. Il PCS dovrebbe garantire che le spese prenotate in base a diversi pacchetti di lavoro debbano, in totale, essere d'accordo con le spese iscritte nel libro mastro finanziario, anche se, a volte, in capi diversi, ad esempio mentre nel libro mastro finanziario il responsabile del conto può essere Sviluppo del territorio ", nel sistema dei costi del progetto i conti in questione dovrebbero essere in linea con i dettagli della stima del costo del progetto in relazione a tale Land and Land Development.

Ad esempio, il PCS avrà bisogno di registri dei costi del memorandum con cifre stimate (per il costo previsto) come:

Quindi, potrebbe esserci il conto di contabilità finanziaria di "Land and Land Development" di Rs. 1-35 milioni.

I registri dei costi del memorandum saranno con singole carte di costo che mostrano le spese effettive sostenute rispetto alla stima del progetto come dettagliato di seguito:

01 01 Acquisizione di terreni

Progetto n. ..........

Importo come da

Costo del progetto stimato - Rs. 0, 50 milioni

Importo come da spese effettive

Doc. Riferimento………. Data ........................... .. Rs. 0-65 milioni.

Il totale delle spese effettive in base al gruppo di carte del costo del memorandum in questione deve essere uguale a quello del conto contabile finanziario. Come illustrato sopra, il totale degli effettivi da 01.01 a 01.05 dovrebbe essere Rs. 1, 35 milioni.

2. Tali schede di costo del memorandum aiuteranno in grande dettaglio le analisi delle spese come:

a) individuerà dove, in base alle quali attività, le spese effettive sono diverse dal costo stimato; e

(b) la varianza delle spese nell'ambito di un'attività può essere ulteriormente analizzata come:

io. efficienza o inefficienza, quando il tempo effettivo impiegato per il pacchetto di lavoro è inferiore o superiore alle stime; e / o

ii. il tasso, in cui il tasso effettivo (di materiale o di salario) è diverso da quello stimato.

Poiché le schede di memoria relative al pacchetto di lavoro sono mantenute sotto il PCS con i dettagli delle stime e anche gli effettivi, i record in ciascuna di tali carte aiuteranno ad analizzare il costo del progetto effettivo per ogni pacchetto di lavoro.

3. Le carte memorandum sono al di fuori del flusso del conto finanziario, ma nel PCS è istituito un controllo per garantire che le voci delle transazioni effettive registrate nel libro mastro finanziario debbano essere trascritte nelle relative Schede del Memorandum.

Tale controllo può essere esercitato da conti contrapposti nel libro mastro dei costi come:

a) La riscossione di tutti i costi dovrebbe essere contraria ai rispettivi numeri del pacchetto di lavoro;

(b) Totale dei costi addebitati sul conto delle immobilizzazioni rilevanti del libro mastro che accredita Banca / Creditori ecc. secondo la normale contabilità finanziaria; e

(c) Nel libro mastro dei costi i singoli pacchetti di lavoro saranno addebitati secondo la raccolta dei costi che accredita il Conto di controllo delle immobilizzazioni (che dovrebbe essere equivalente al totale addebitato nel libro mastro finanziario).

Il principio di base da seguire è che il libro mastro finanziario sarà trattato seguendo i conti finanziari tradizionali e il registro dei costi dovrebbe essere registrato con i singoli conti dei pacchetti di lavoro pertinenti debitamente codificati.

4. Tutte le memory card devono essere sistematicamente codificate in Coding of the Breakdown Structures.

3. Costing basato sulle attività con la codifica :

L'integrazione della ripartizione del lavoro così come le strutture di scomposizione dell'organizzazione e la codifica delle strutture di guasto. L'interrelazione tra il costo del progetto e la pianificazione del progetto in cui abbiamo menzionato l'identificazione dei pacchetti di lavoro richiesti (o delle attività).

Seguendo i dettagli della stima del costo del progetto e del programma del progetto con pacchetti di lavoro debitamente codificati, possiamo mettere in relazione i costi del progetto.

Questo può essere illustrato da una semplice illustrazione di un progetto di costruzione che ha dieci diverse attività con un programma di progetto totale di 32 settimane e un costo totale del progetto di Rs. 2, 25, 000.

Presenteremo le stime di questo progetto su dettagli basati sulle attività che mostrano:

A- Strutture di ripartizione con costi stimati integrati;

B- Riepilogo del progetto per attività con pianificazione del progetto e costo previsto;

C- Diagramma di rete che mostra il percorso verticale (Nota 2);

D- Memorandum Cost Ledger.

Strutture di ripartizione con costi stimati (integrati):

Riepilogo del progetto per attività, pianificazione del progetto e costo previsto:

Le informazioni e lo schema integrato possono essere tabulati come:

Il codice a sette cifre menzionato nella tabella / tabella sopra è pianificato come segue:

Gli appunti:

1. Non esiste una regola ferrea sulla codifica, per tanto tempo viene mantenuta una particolare disciplina in modo che non sviluppi alcuna duplicazione o confusione. E ogni codifica nel sistema seguito dovrebbe indicare un pacchetto di lavoro (o attività, come spesso espresso come tale, ma che significa lo stesso).

Diagramma di rete:

Quando l'implementazione del progetto viene eseguita seguendo la tecnica CPM / PERT, viene sviluppato un diagramma di rete e viene identificato il percorso critico. Il percorso critico rappresenta il percorso più lungo dall'inizio per completare il progetto.

Lo stesso progetto illustrato qui 'quando rappresentato da un diagramma di rete, apparirà come segue:

Anche qui il lavoro del progetto è suddiviso in varie componenti, come elementi costitutivi e queste sono chiamate attività; il tempo stimato per svolgere ogni attività è indicato rispetto al numero di serie del lavoro. [01/5] / Rs. 36.000 indica Foundation Work (01), durata su work-package (05 settimane) e Rs. 36.000 è il costo previsto stimato.

[05/10] / Rs. 27.000 significa costruzione di scale con un programma di progetto di 10 settimane e costo stimato di Rs. 27.000. La freccia della doppia linea mostra il percorso più lungo che è 5 + 7 + 10 + 6 + 4 = 32 settimane. Anche qui i costi sono stimati per attività e in questo ambiente il PCS seguito è la contabilità dei costi basata sulle attività, in cui ogni attività è codificata in modo sistematico e anche i conti dei costi sono basati su codice.

Costo o registri di costi del promemoria:

Disegno A, che mostra il formato per la scheda del costo del memorandum e il registro dei costi per il memorandum come da Disegno B. Il formato effettivo può essere diverso a seconda delle necessità della gestione. Ricordiamo che questi conti sono anche per ogni pacchetto di lavoro secondo la struttura di ripartizione pianificata.

I registri di costi dovrebbero essere per il progetto totale seguito dagli account per ciascun pacchetto di lavoro:

Progetto A: Carta dei costi del Memorandum:

(Dettagli con figure immaginarie Per il pacchetto di lavoro: codice di fondazione91, 31.011, come da illustrazione)

Progetto B: libri di spesa per il memorandum :

Raccolta di costi e informazioni:

Il PCS richiede un sistema informativo disciplinato in base al quale ogni attività e ogni consumo di risorse nel lavoro del progetto dovrebbe essere supportato dal voucher di costo del progetto con il numero di codice pertinente per i pacchetti di lavoro specifici. Questi voucher dovrebbero essere debitamente autorizzati dalla direzione del progetto e dovrebbero essere in definitiva rilasciati al contabile del progetto.

Il contabile deve svolgere i lavori necessari su questi voucher per accumulare i costi sostenuti per ogni elemento di costo e, infine, registra i totali nei libri contabili. A intervalli periodici, queste carte vengono analizzate e un rapporto emesso per chiarire la gestione del progetto con il reale rispetto ai budget, la varianza, se presente, e la ragione di tali scostamenti, in modo che vengano intraprese azioni correttive, laddove possibile.

4. Contabilità costi di progetto integrata:

Il sistema di contabilità dei costi del progetto che istituisce il controllo dei costi include l'integrazione dei conti dei costi del progetto con i conti finanziari. I registri finanziari dovrebbero essere conformi al sistema contabile tradizionale mantenendo l'uniformità di contabilità seguita per l'intera organizzazione. I registri dei costi sono sviluppati con la filosofia della contabilità delle responsabilità.

Il principio di base da seguire nel processo di integrazione dei conti è che:

(a) Le transazioni finanziarie sono registrate nei libri contabili secondo la classificazione dei conti dell'organizzazione; mentre

(b) Tutte le spese relative al progetto sono raccolte rispetto ai codici di progetto pertinenti sviluppati per il progetto.

Prima di discutere i dettagli del sistema di contabilità integrata, per completezza discutiamo del sistema di codifica per il libro mastro finanziario.

Codici account finanziari:

La codifica dei conti finanziari dovrebbe essere semplice ma sistematica come raggruppare i codici secondo la diversa classe di conti.

Questo può essere illustrato come segue:

Altre due cifre possono essere aggiunte per far fronte ai dettagli e al volume.

Debiti e crediti associati allo stesso conto ma destinati a essere mantenuti separatamente per un migliore controllo dovrebbero essere il più vicino possibile e in coppia, ad esempio:

Non esiste una regola di codifica rigida ma il sistema dovrebbe aiutare a identificare l'account e la sua relazione con altri account.

Discuteremo ora a lungo il Sistema di contabilità dei costi di progetto integrato con la contabilità finanziaria dell'organizzazione. Per facilitare la nostra discussione, abbiamo considerato un progetto di costruzione civile come un'illustrazione con varie ipotesi sui pacchetti di lavoro, il costo del progetto con gli appaltatori, ecc.

La discussione è condotta sotto i seguenti capi:

A. Termini del contratto.

B. Dettagli del costo del progetto finalizzato.

C. Libri dei costi del progetto.

D. Bilancio di prova integrato.

E. PCS quando il progetto è implementato dal proprietario del progetto.

Quando il progetto viene implementato dall'organizzazione stessa, con o senza l'aiuto di un appaltatore, lo stesso principio viene seguito nell'istituire il sistema di contabilità dei costi del progetto. Stiamo discutendo qui il principio di base del sistema con una semplice illustrazione.

La contabilità dei costi del progetto, inclusa l'analisi dei costi del periodo di progetto, è inclusa nei pacchetti software per la gestione e il controllo del progetto, tra cui "Success Planned!" Di TCS.

A. Termini del contratto:

Progetto: Progetto di costruzione civile n. FP. 001.

Termini importanti e pertinenti:

Implementazione:

(a) Contraente, aggiudicato come contratto di ingegneria, approvvigionamento e costruzione (EPC).

(b) La quotazione finale concordata a Rs. 21, 25.000

(come da dettagli dell'articolo in basso),

(d) La data deve essere completata il 31 luglio.

Accordo con il contraente: n. FP 001 del 15 gennaio.

I termini includono:

1. Deposito di denaro da parte dell'imprenditore immediatamente Rs. 1, 00.000, senza interessi, rimborsabile a completamento del lavoro.

2. 'Anticipo' da pagare al contraente Rs. 50.000 sulla mobilizzazione di macchinari sul sito e da recuperare in due rate uguali il 3 ^° e il 5 ^° mese, dalla fattura del conto corrente del contraente (bolletta RA).

3. "Avanzamento ad hoc" di Rs. 20.000 pagabili al contraente all'inizio da recuperare dalla seconda bolletta RA.

4. Tutti i materiali devono essere acquistati dal contraente, salvo che la società deve fornire al contraente (a) Cemento di valore Rs. 2, 00.000 e (b) aste di ferro del valore di Rs. 5, 00.000 il 1 ° marzo e recuperare lo stesso dal suo conto finale.

5. La società fornirà al contraente le seguenti agevolazioni e addebiterà per lo stesso:

(a) Affitto per l'alloggio al lavoratore dell'appaltatore Rs. 2000 pm

(b) Spese di elettricità - Rs. 6.000 pm

6. La Società dedurrà i fondi di Retention al tasso del dieci per cento del conto emesso e certificato. La retention money si terrà per sei mesi dopo il completamento dei lavori.

7. Prima di effettuare il pagamento finale del RA-. Le fatture emesse dalla società devono essere dedotte e verrà pagato solo l'importo netto. Le fatture RA saranno prese in considerazione solo dopo essere state debitamente certificate dall'ingegnere della compagnia.

8. Il contraente sarà penalizzato come "danno liquidato" per il ritardo nel completamento del lavoro del progetto oltre il 31 luglio al tasso di Rs. 10.000 al giorno tranne quando il ritardo è causato da calamità naturali o quando la società ha chiesto di rinviare il lavoro.

B. Dettagli del costo del progetto finalizzato:

Progetto per una costruzione civile

Progetto n. FP 01.

Riepilogo dell'offerta finale, aggiudicato al contraente selezionato come un contratto di "ingegneria, approvvigionamento e costruzione (EPC)"; (o quando la costruzione è effettuata dal proprio team di progetto, questo bilancio finale approvato) era la seguente:

I lavori del progetto devono iniziare il 1 ° febbraio e devono essere completati entro il 31 luglio.

Gli stessi dati finali possono essere riorganizzati come segue:

Il deposito di denaro è stato debitamente ricevuto all'inizio. Gli anticipi sono stati pagati ei materiali da costruzione hanno un valore complessivo di Rs. 7.000.000 sono stati emessi per gli appaltatori e sono stati recuperati secondo i termini del contratto.

C. Conti del registro costi con voci doppie (quando i lavori di costruzione vengono aggiudicati a un appaltatore):

Come e quando le fatture del contraente sono certificate, le spese iscritte nei conti contabili sono registrate anche in Conti costi del progetto, i capi e i codici degli account sono pertinenti ai pacchetti di lavoro per i quali viene emessa la fattura.

In questo processo le spese di progetto effettive vengono raccolte nel Contabito del costo del progetto con le teste di contabilità che hanno le informazioni per l'importo del budget, sanzionato / concordato. Pertanto, qualsiasi libro mastro del costo del progetto mostrerà il reale, cumulativo rispetto all'importo del budget e la varianza viene rivelata.

I registri di costi per le transazioni secondo il progetto di costruzione illustrato appariranno come segue:

D. Bilancio di prova integrato, 31 luglio:

Lo stesso saldo di prova può essere mostrato con ulteriori conti dettagliati come segue:

Nota:

Building in progress A / c 002-91, Credit in Cost Ledger è contro il Debito in contabilità finanziaria A / c 002-90. Con tutte le voci di debito prenotate nell'edificio in corso di costruzione A / C 002.90 nella contabilità generale (accreditando altri conti nel libro mastro finanziario, un'altra voce doppia viene registrata nei libri contabili - addebito del relativo pacchetto di lavoro A / c -in-progress Control A / c 002.91 nei libri contabili.

E. Sistema di contabilità dei costi del progetto quando i lavori di costruzione sono eseguiti dall'organizzazione del progetto stesso:

Quando la stessa organizzazione del progetto sta attuando il progetto, ovvero eseguendo i lavori di costruzione con la propria forza lavoro, il principio di base da seguire per il sistema di contabilità dei costi del progetto è lo stesso già discusso in caso di costruzione da parte di un appaltatore.

L'eccezione è il monitoraggio e la contabilità dei dettagli per elemento di costo. Ciò è necessario in quanto l'organizzazione del progetto ha già finalizzato il costo del progetto per "attività" e all'interno di attività (o pacchetti di lavoro) per elemento di costo e vorrebbe monitorare l'effettivo sulla stessa linea, con l'idea di valutare e analizzare la varianza .

Mentre i conti finanziari in tale situazione includono Project Material A / c per acquisti di materiali di progetto, Project Wages A / c per il pagamento delle retribuzioni agli operai del progetto, i Conti dei costi vengono mantenuti per ogni pacchetto di lavoro coinvolto nell'attuazione del progetto, accreditando il Controllo dei costi di progetto A / cs.

Elaboreremo la nostra discussione per i registri dei costi, seguendo la stessa illustrazione del progetto FP. 01 con la descrizione e il resoconto delle attività descritte in precedenza nella parte B dell'illustrazione. Supponendo che l'avanzamento del lavoro e il completamento siano gli stessi eseguiti dal contraente, vengono mostrati i registri dei costi, con i dettagli relativi a febbraio, maggio e luglio, con una stima dei costi per materiale, lavoro ecc.

Tabella dei libri contabili dei costi di progetto:

Deriviamo quanto segue dai dettagli sopra:

(a) L'attività 31 025 ha causato una variazione avversa di Rs. 65.000 (le varianze avverse sono mostrate tra parentesi);

(b) La varianza del costo del materiale avverso, di Rs. 50.000 consiste di:

(i) Scostamento dell'utilizzo del materiale (2100 - 2020) x @ Rs. 100 = Rs. 8.000 avversi.

(ii) Variabilità della tariffa dei materiali 2.100 x @ Rs. (120 - 100) = 42.000 sfavorevoli. Dall'analisi come sopra, possiamo individuare le teste funzionali responsabili che causano la varianza avversa, ovvero l'eccesso di qualità consumata può essere spiegato dal project manager per la costruzione e il project manager per l'approvvigionamento è responsabile per gli acquisti a tasso eccessivo.

(c) La varianza dei costi salariali dei consulenti di Rs. 12.000 rappresenta una varianza di inefficienza di 7.500 - 6.900 = 600 ore di lavoro in eccesso al tasso di Rs. 20 per uomo-ora = Rs. 12.000. Ancora una volta, il manager responsabile dei lavori di costruzione dovrebbe spiegare i requisiti di eccesso di ore di lavoro.

(d) La variazione favorevole del costo dell'attrezzatura è per l'acquisto di attrezzature a una tariffa inferiore a 5 x Rs. 1.000 = Rs. 5.000.

(e) La variazione dei costi generali avversi di Rs. 8.000 per l'inefficienza nel prendere 0-8 settimane in più per il lavoro @ Rs. 10.000 a settimana = Rs. 8.000.

Gli appunti:

1. I costi per attività come sopra descritti vengono addebitati accreditando i conti di controllo dei costi indicati tra parentesi.

2. I crediti nei conti di controllo sono comparabili con le spese prenotate nei relativi conti di contabilità finanziaria, ad es. Materiale di progetto A / c, Salario di progetto A / c ecc. E sono opportunamente codificati.

3. Al completamento dell'edificio, vengono chiusi i conti dei costi delle attività individuali, trasferendo il totale come Edificio A / C nel libro mastro finanziario.

4. Nei conti contabili abbiamo considerato gli importi effettivi come il budget: in realtà gli effettivi saranno diversi.

5. Materiale:

L'acquisto di materiali è prenotato in conto finanziario addebitando l'Acquisto materiale A / c. Il materiale cemento, barre di ferro, ecc. Sono emessi contro le note di emissione del materiale (MIN) con il numero di attività identificato per il consumo, che viene addebitato sul rispettivo numero di attività che accredita il costo del materiale di progetto A / c al costo (costo medio mobile).

Lo stock di materiale, (rappresentato da Dr. in Acquisto materiale A / ce Cr. In Project Material Cost Control A / c) deve essere venduto e accreditato all'Acquisto materiale A / c. Il saldo, se presente, lasciato in Acquisto materiale A / c deve essere considerato come guadagno o perdita nell'acquisto materiale trasferito a Profit and Loss A / c- (Finanziario).

6. Salari e spese generali:

Il trattamento sarà simile al punto (5) sopra, ad eccezione del fatto che il saldo in Project Wages A / c non può essere esaurito ed è rappresentato dal guadagno o dalla perdita di recupero del costo delle retribuzioni dal Progetto e deve essere considerato come sopra / sotto recupero .

Le spese per i costi salariali delle singole attività dovrebbero essere a ore effettive a una tariffa concordata all'ora. Ancora una volta, i dati di base, incluso il materiale effettivo, le ore effettive spese ecc. Dovrebbero essere raccolti per attività e addebitati di conseguenza.

7. Analisi della varianza:

L'analisi delle varianze rilevate nel registro dei costi del progetto può essere effettuata per ciascuna attività come illustrato di seguito dall'attività "Struttura".

5. Controllo del costo del progetto:

La discussione sul controllo del costo del progetto inizia dalla fase in cui il progetto costa sia i costi di capitale che il costo operativo è stato finalizzato, un'analisi dettagliata fatta (inclusa l'analisi finanziaria) e si è deciso di avviare il lancio del progetto. È qui che la direzione / il responsabile del progetto pensa al controllo generale, compreso il controllo del costo del progetto.

Prima di entrare nei dettagli del controllo dei costi, vorremmo occuparci di quanto segue in modo che la nostra discussione sul controllo dei costi diventi più significativa:

un. Cosa si intende per "Controllo"?

b. Cos'è un progetto?

c. Chi è il proprietario del progetto?

d. Che cosa era un tradizionale project management in passato?

e. Cause comuni dei fallimenti del progetto.

"Controllo" in generale significa dirigere un insieme di variabili verso un obiettivo prefissato.

Il progetto è un insieme di compiti per raggiungere un obiettivo definito e ha le seguenti caratteristiche:

un. ha una scala temporale definita con la qualità specificata come obiettivo;

b. è di natura temporanea ed è completo con il raggiungimento dell'obiettivo; di conseguenza è diverso da un business che sopravvive con continuità;

c. ha un obiettivo prefissato per raggiungere il suo obiettivo, ovvero commissionare il progetto entro la "scala temporale" impostata e la qualità specificata mediante il consumo di una serie di risorse, compresi denaro e valore monetario.

Il proprietario del progetto è un individuo o un gruppo di persone che:

a) Fornisce il finanziamento del progetto e autorizza il budget e, in quanto tale, un membro del personale autorizzato;

b) approva le specifiche e i piani;

c) guida il lancio del progetto;

d) Partecipa alle riunioni di revisione e controllo e fornisce una guida al project manager / team;

e) Riceve i risultati dell'attuazione del progetto e quindi chiude il progetto alla consegna finale.

Il Project Management in passato non aveva un piano completo con scale temporali, qualità e risorse vincolate. Il processo di implementazione è stato manipolato in modo ingannevole in assenza di un piano totale e, quindi, si è verificata una situazione di combattimento degli incendi non appena si presentano.

Ciò ha portato a:

a) frammentazione delle attività in gruppi specialistici senza l'armonia desiderata delle teste funzionali;

b) tempo di consegna lungo;

c) aumento del rischio e costi più elevati.

Il fallimento del progetto include il mancato raggiungimento degli obiettivi della scala temporale, la qualità specificata e l'obiettivo per le risorse / costi.

Le cause comuni di fallimento del progetto includono:

un. Mancanza di chiarezza dell'obiettivo con l'assenza di pianificazione, controllo e revisioni visibili del programma effettivo;

b. Mancanza di team di progetto con responsabilità definite guidate da Project Manager a tempo pieno;

c. Personale chiave all'interno del team di progetto che condivide le responsabilità con altre funzioni esterne al progetto;

d. Mancanza di approvazione formale e procedura di accettazione;

e. Mancanza di bilancio impegnato (sia su scala temporale e risorse) e, come tale, nessun monitoraggio del consumo e obiettivo pianificato;

f. Nessuna integrazione di funzionari specializzati e subappaltatori con personale di progetto interno.

Dalle cause del fallimento del progetto emergerà che la maggiore debolezza nell'esecuzione di un progetto è la mancanza di un team di progetto ben definito, definito con responsabilità funzionali e anche con le responsabilità amministrative.

Allo stesso tempo, il personale del team deve essere addestrato e affiatato in modo che, nonostante la corrente trasversale tra le diverse funzioni, l'armonia sia mantenuta per raggiungere gli obiettivi.

Il controllo del costo del progetto in un sistema disciplinato includerebbe i seguenti passaggi:

1. Viene fissato un obiettivo per il costo, assegnato per pacchetto di lavoro stimato con ragionevole competenza e attenzione, in modo che si tratti di una stima realistica prima dell'inizio dell'operazione. Tale costo assegnato dovrebbe anche essere concordato e accettato dal funzionario responsabile del pacchetto di lavoro;

2. Questi costi stimati, in un ambiente complesso, sono per principali capi dei conti e, all'interno dei capi principali, per sottocapi di conti. La suddivisione dei capi account dipenderà dal grado di controllo previsto dal proprietario della gestione / del progetto;

3. Questi capi e sottotitoli di conti dovrebbero essere codificati scientificamente riferendoli a responsabilità funzionali per centro di costo del progetto, il che contribuirà a mettere a fuoco il funzionario competente responsabile senza alcuna confusione;

4. Quando il progetto - e all'interno del progetto, i pacchetti di lavoro - sono in esecuzione, il denaro speso e le risorse che vengono consumate dovrebbero essere una raccolta continua e accurata delle spese effettive nell'ambito dei pacchetti di lavoro pertinenti e, all'interno dei pacchetti, la relativa voce di costo che segue, gli stessi codici contabili;

5. Ci dovrebbe essere una segnalazione periodica delle spese effettive per i responsabili dei conti e dei sottotitoli rispetto alle stime ad intervalli regolari di tempo con i dettagli del costo effettivo, del costo stimato e della varianza.

Bisogna fare attenzione mentre si confrontano le stime effettive rispetto alle stime per garantire che siano comparabili. Quando i lavori sono eseguiti in parte, le stime dovrebbero essere ridotte a quella parte solo che è stata effettuata in modo che il relativo importo proporzionale di stima sia comparabile solo con le spese effettive finora sostenute;

6. In caso di varianza oltre un limite, ad esempio del 5%, della stima, è necessario analizzare le ragioni e adottare misure correttive per evitare tale varianza, laddove possibile. In caso contrario, la stima dovrebbe essere rivista con un segnale alla direzione per la revisione generale e l'approvazione per tale revisione. Qualsiasi piccola variazione deve essere ignorata al fine di stabilire un equilibrio tra controllo e costo del controllo.

Questi passaggi qui riportati indicano un'accurata raccolta delle spese effettive, un monitoraggio continuo della situazione degli effettivi e delle stime in relazione a tempo, costi e qualità e regolari riunioni di controllo, che possono essere giornaliere, settimanali e mensili.

La pianificazione di tale riunione può essere con i seguenti parametri:

Abbiamo ora discusso l'intera gamma di controllo dei costi del progetto. Considerando il volume del carico di lavoro, possiamo facilmente avvalerci dell'automazione per la quale attualmente sono disponibili numerosi software disponibili sul mercato.

6. Applicazione del computer al controllo dei costi del progetto :

I dettagli della rete del progetto e la tecnica CPM / PERT sono stati descritti sopra. Discuteremo qui la parte relativa al controllo dei costi. Il metodo di rete ha il vantaggio principale di manipolare con il computer e può essere integrato con il sistema di informazioni di gestione del progetto (IPMIS) integrato basato su computer.

In base a tale sistema, la gestione del progetto, la pianificazione e il controllo sono esercitati con l'aiuto di pacchetti informatici che:

1. Sono più facili da usare e user-friendly;

2. Sono flessibili possono produrre grafici a barre, piani di manodopera, grafici float, ecc .;

3. Archiviare e manipolare i dati nel modo più conveniente;

4. Può essere integrato con la gestione del database, il sistema informativo;

5. Identifica le attività che sono fondamentali per terminare il progetto complessivo in tempo e mostra anche il tempo libero e

6. Tieni traccia dei costi effettivi, del costo del lavoro preventivato come da programma del progetto, del costo del lavoro preventivato e persino del costo al completamento per il dipartimento del progetto e il contabile del costo del progetto.

Il controllo dei costi nella gestione dei progetti richiede la misurazione di:

a) costo effettivo rappresentativo delle spese effettivamente sostenute;

b) costo preventivato, cioè le spese preventivate;

c) costo guadagnato, che rappresenta il costo preventivato del progresso effettivo ovvero il lavoro svolto;

d) prevedere e calcolare l'eventuale costo effettivo, al termine, tenendo conto del costo effettivo degli effettivi progressi raggiunti.

La nostra discussione qui è limitata al costo effettivo e al costo preventivato. Sono disponibili numerosi pacchetti software, che possono gestire una gestione totale del progetto. Il "Controllo dei costi" fa parte di tale pacchetto.

Successo pianificato:

Successo pianificato! è il software sviluppato da Tata Consultancy Services (TCS) con le seguenti caratteristiche di controllo nella gestione dei progetti:

1. Valutare piani di lavoro alternativi;

2. Monitorare i programmi fisici;

3. Tenere traccia dei costi effettivi e analizzare le tendenze;

4. Flusso di cassa previsto;

5. Pianificare le risorse opzionalmente;

6. Arrestare il progetto; e

7. Ottimizza i costi del progetto.

Il pacchetto è accompagnato da un manuale esaustivo e lucido che include tutorial ed esempi di teoria e calcoli. Funziona sotto MS-Windows e, come tale, è user-friendly.

Produce un gran numero di rapporti, tra cui:

Analisi dei costi del periodo di progetto,

WBS-OBS Analisi dei costi per periodo.

Successo pianificato! richiede un PC-AT con 4 MB di RAM, disco rigido da 40 MB, monitor VGA o EGA ad alta risoluzione (preferibilmente a colori), un'unità disco floppy da 3-5 "o 5-25", una stampante a matrice di punti a 132 colonne.

Il modo più economico, tuttavia, è utilizzare il computer di elaborazione dati dell'azienda con le funzionalità aggiuntive necessarie, se non già esistenti. Deve tuttavia essere interattivo con un'ampia capacità di utilizzo del sistema da parte del personale di progetto con i terminali nell'ufficio del progetto.

D'altra parte, un computer dedicato alla funzione di gestione del progetto ha il vantaggio di essere utilizzato dal team di progetto sempre disponibile e accessibile.