Rapporti: definizione, caratteristiche e tipi

Leggi questo articolo per conoscere i report. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Definizione dei rapporti 2. Importanza dei rapporti 3. Caratteristiche 4. Tipi.

Definizione dei rapporti:

Un rapporto può essere definito come una dichiarazione o un conto, grande o piccolo, su alcuni fatti, risultati, osservazioni o raccomandazioni preparati da un individuo o da un gruppo. Un rapporto può essere orale o scritto.

Può essere preparato da un singolo individuo (come un segretario o un capo dipartimentale o un investigatore) o da un gruppo di persone o un comitato o un sottocomitato. Un rapporto può essere preparato a intervalli regolari (come il rapporto annuale di un'organizzazione o un rapporto mensile di una succursale alla sede centrale) o solo una volta (come una relazione di un comitato di inchiesta).

Importanza dei rapporti:

L'importanza delle relazioni nella vita organizzativa e per l'amministrazione generale è molto grande. Molto spesso le decisioni vengono prese su molte questioni controverse e problematiche basate su alcune relazioni. I membri di un'organizzazione o di un comitato o di un dipartimento, ecc., Possono conoscere molti fatti rilevanti e materiali sull'organizzazione o il comitato o il gruppo stesso o di altre organizzazioni, comitati o gruppi attraverso relazioni al riguardo. L'amministrazione generale è guidata molto da diversi tipi di rapporti interni ed esterni.

A volte le relazioni devono essere preparate, presentate e diffuse statutariamente. Ad esempio, le relazioni annuali di un'azienda. Un report ha un valore di documentazione. È una fonte di riferimento, prova e storia. Il segretario di un'organizzazione o di una commissione o di un sottocomitato ecc. Ha una grande responsabilità in relazione alle relazioni perché deve prepararle.

Caratteristiche dei rapporti:

(1) Un rapporto è basato su fatti e anche molto spesso supportato con alcuni dati statistici, riferimenti ecc.

(2) Un rapporto deve essere preparato in una forma e uno stile adeguati. La forma e lo stile dipendono dallo scopo del rapporto.

(3) Un rapporto ha sicuramente uno scopo. Uno scopo comune è la diffusione delle informazioni. Altri scopi sono la compilazione di record, fornendo indicazioni per l'azione o il giudizio, la produzione di prove, ecc.

(4) Un rapporto è destinato alla circolazione esclusivamente verso un individuo, o un gruppo di individui o membri di un'organizzazione o di un pubblico in generale.

(5) Una relazione deve soddisfare tutte le caratteristiche per la sua efficacia.

(6) I rapporti sono di vario tipo.

(7) Le relazioni sono strettamente collegate alle riunioni.

(8) La funzione fondamentale di un rapporto è che si tratta di un mezzo di comunicazione di alcuni fatti.

(9) Un rapporto è indirizzato ad alcuni lettori o lettori definiti.

(10) Un rapporto ha invariabilmente una relazione sul tempo.

(11) Un rapporto può essere appena ricevuto o adottato, o presentato (ossia, rinviato per l'adozione di qualsiasi azione), o rinviato in commissione per il riesame. Quindi, un rapporto può essere trattato in modo diverso.

Tipi di rapporti:

I rapporti sono di vario tipo. Sono classificati sulla base di vari principi. Tale classificazione si basa anche su gruppi.

Sono dettagliati di seguito:

(1) di routine o speciale:

Un rapporto di routine viene preparato e presentato come un lavoro di routine e in un periodo di tempo regolare. Ad esempio, il rapporto annuale di un'associazione o di una società che deve essere preparato dal segretario o dal Consiglio di amministrazione alla fine di ogni esercizio finanziario e le copie devono essere distribuiti tra i membri.

Un rapporto di routine contiene alcuni fatti o informazioni in dettaglio o in una forma riassuntiva. Può anche essere di tipo critico contenente qualche commento o opinione. Ad esempio, la relazione del revisore sui conti definitivi di una società. I dirigenti dipartimentali o i direttori di filiale devono regolarmente presentare rapporti di routine alle autorità superiori.

Un rapporto speciale è preparato e presentato non come una questione di routine. Questo viene preparato sulla base di qualche indagine o indagine da parte di un singolo individuo o di un organo o di un comitato o di un sottocomitato o di una commissione appositamente costituita e incaricata del dovere.

Il segretario di un'organizzazione, in virtù della sua posizione, è spesso incaricato di preparare i rapporti su determinati dipartimenti, persone o eventi da sottoporre ai vertici aziendali per prendere decisioni. Molto spesso il governo istituisce commissioni o commissioni per svolgere indagini su qualche argomento o persona e per presentare una relazione. Un rapporto speciale è in molti casi di tipo confidenziale e contiene, oltre a fatti e informazioni, alcune raccomandazioni. Una relazione tecnica preparata dai tecnologi su una questione specifica è una specie di relazione speciale.

Indipendentemente dal fatto che la relazione sia ordinaria o speciale, può essere oggetto di discussione in qualsiasi riunione generale o di commissione o di commissione e il fatto deve essere menzionato nell'ordine del giorno della riunione.

(2) Generale o Confidenziale:

Un rapporto generale è quello che è per la distribuzione tra molti, come i membri di un'organizzazione - Tali relazioni possono essere stampate in grandi numeri o anche pubblicate sui giornali per l'informazione pubblica. Il governo pubblica rapporti di diversi comitati o commissioni e li mette in vendita al pubblico.

Un rapporto riservato è pensato per alcune persone o persone superiori e non è per informazioni generali. A volte il rapporto può essere così riservato che il segretario o qualsiasi altra persona che lo prepara. Scrive a mano o lo scrive da solo.

(3) formale o informale:

Un rapporto formale è quello che viene preparato secondo una forma prescritta e ad un orario prestabilito e viene presentato secondo una procedura convenzionale. Ad esempio, il rapporto annuale di una società o di qualsiasi associazione, un rapporto di una filiale alla sua sede centrale, ecc.

A volte le relazioni formali vengono ulteriormente classificate in due parti:

Statutario e Non Statutario.

(a) I rapporti statutari sono quelli che devono essere preparati da una società ai sensi delle disposizioni della legge sulle società o da una società registrata registrata ai sensi della Societies Registration Act o da una società cooperativa registrata ai sensi della legge sulle società cooperative e una copia di tale rapporto deve essere presentato al rispettivo Registrar. Ad esempio, il rapporto annuale di un'azienda o di una società. Anche la relazione statutaria da redigere e presentare da ogni società per azioni pubblica rientra in questa categoria.

(b) Le relazioni non obbligatorie sono quelle che devono essere formalmente formulate ma non vi è alcuna costrizione ai sensi della legge da presentare a una persona autorizzata. Ad esempio, una relazione preparata e presentata da un comitato istituito dal Consiglio di amministrazione di una società per un particolare scopo, e g. sullo sviluppo del mercato. La presentazione della relazione deve essere al Consiglio di amministrazione. Anche le relazioni formali ma non statutarie sono preparate e presentate dal segretario al Consiglio di amministrazione su diverse questioni.

I rapporti informali sono quelli che non devono essere preparati o presentati secondo una forma o una procedura prestabilita. Un rapporto informale è generalmente una sorta di comunicazione personale e può anche essere sotto forma di lettera. Ad esempio, un dipendente appena nominato deve presentare un rapporto di partecipazione al suo capo.

(4) Verbatim o riepilogati:

Tale classificazione è generalmente correlata alle relazioni sulle riunioni. Dopo che ogni riunione è finita, una relazione sulla stessa deve essere preparata e presentata dal segretario. Un resoconto verbale di un incontro significa un rapporto contenente tutti i dettagli, parola per parola, su quali eventi si sono verificati durante l'incontro, quali parole sono state pronunciate dai diversi partecipanti e quali decisioni sono state prese.

In altre parole, il resoconto degli atti completi di una riunione può essere chiamato resoconto integrale. Tali rapporti sono necessari per ogni sessione dell'Assemblea o del Parlamento o per un caso in un tribunale.

Un report riassuntivo indica una relazione che prende in considerazione i principali punti di discussione durante una riunione e la breve descrizione degli eventi che si verificano in una riunione. Ad esempio, una relazione stampa preparata dopo una riunione, pubblica o privata, da inviare a diversi giornali a favore della pubblicazione.

Una relazione, testuale o riassuntiva, deve essere comunque basata su fatti perché i lettori di tali rapporti dipenderanno dalle informazioni fornite. Una relazione riassuntiva non deve essere confusa con i verbali della riunione.

(5) Privilege o non privilegiate:

I report possono essere ulteriormente classificati in privilegiati o non privilegiati. Un rapporto privilegiato è quello che contiene affermazioni o osservazioni fatte da alcune persone che potrebbero essere diffamatorie per alcuni altri, ma che possono essere pronunciate con privilegio nel discorso.

Un rapporto sui procedimenti di una causa in un tribunale o in sessione dell'Assemblea o del Parlamento, ecc. Può essere pubblicato sui giornali o in altro modo. Ma tale privilegio è un privilegio "qualificato" e sarà consentito a condizione che il rapporto sia accurato e destinato all'interesse pubblico.

Ma la relazione che contiene discorsi privilegiati su riunioni private come l'assemblea generale annuale di un'azienda, non può essere pubblicata come rapporto privilegiato.

Ogni altro tipo di rapporto è un rapporto non privilegiato. I rapporti in generale non sono privilegiati.

(6) Altri tipi:

Le relazioni possono essere ulteriormente classificate con o senza raccomandazioni. Generalmente i report preparati per le informazioni non contengono raccomandazioni, ma i report preparati da alcuni comitati di inchiesta contengono raccomandazioni.

Infine, i report possono essere classificati come report di un singolo utente o di gruppo. Un rapporto può essere preparato da un individuo solo come qualsiasi rapporto di un segretario o può essere preparato da un gruppo o da un comitato.

Anche in caso di commissione, c'è un segretario o un convocatore di ciascun comitato che redige il rapporto a nome del comitato e lo conferma da altri, con o senza modifiche. Una commissione può essere divisa e due relazioni, una della maggioranza e l'altra della minoranza, possono essere presentate separatamente. Pertanto, i rapporti possono essere di maggioranza e di minoranza.