4 Componenti di un'organizzazione per la reingegnerizzazione dei processi aziendali

Reingegnerizzazione dei processi aziendali: i componenti di un'organizzazione per la reingegnerizzazione dei processi aziendali sono i seguenti: 1. Leader del team BPRE 2. Process owner 3. Reengineering Teams 4. Non membri (altri dipendenti) coinvolti nel processo reingegnerizzato!

La reingegnerizzazione dei processi richiede una strutturazione organizzativa con livelli organizzativi ridotti (un passaggio dalla struttura verticale a una struttura orizzontale), il riallineamento di funzioni / gruppi di lavoro attorno ai processi aziendali o ai clienti e la decentralizzazione del processo decisionale dando potere ai dipendenti.

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I vari componenti di un'organizzazione per il Business Process Reengineering sono discussi nella seguente sezione:

1. Leader del team BPRE:

Il capo squadra dovrebbe essere un dirigente di livello dirigenziale perché il risultato dello sforzo di reingegnerizzazione dei processi dipende molto dalla qualità della leadership. Idealmente, l'amministratore delegato (CEO) sarebbe la persona più adatta a guidare il team BPRE. Ma potrebbe non essere possibile per il CEO dirigere il team BPRE a causa della sua incapacità di dedicare molto del suo tempo allo sforzo di reingegnerizzazione del processo. Il capo della squadra BPRE può essere designato come Chief Operating Officer (COO). Lui / lei può essere responsabile delle attività interne complessive della società e quindi ha il potere e l'autorità di garantire che i dipartimenti interessati rispettino rigorosamente le sue istruzioni per svolgere le attività richieste per un processo reingegnerizzato.

Nelle grandi organizzazioni composte da diverse divisioni coinvolte in diversi tipi di imprese, il capo di una business unit strategica (SBU) può essere a capo del team BPRE, ma può riprogettare solo quei processi che sono limitati alla sua SBU.

Oltre a mantenere una posizione di livello direttivo, il capo squadra BPRE dovrebbe possedere alcune caratteristiche personali come convinzione, impegno, persuasività, severità e ottimismo. L'esperienza e il sentimento istintivo possono svolgere un ruolo vitale nel prendere decisioni per svolgere l'esercizio di reingegnerizzazione.

Fondamentalmente, il team leader deve essere convinto che i vecchi modi di fare le cose non sono più sostenibili nel mondo del business moderno e alcuni processi aziendali chiave necessitano di miglioramenti drastici. Questi processi potrebbero dover essere parzialmente o completamente modificati, alcune attività potrebbero dover essere modificate o sostituite da altre radicalmente migliorate.

Oltre alla convinzione, il leader dovrebbe essere in grado di dimostrare il proprio impegno nei confronti di BPRE e convincere i dipendenti della necessità di riprogettare il processo aziendale. Il leader dovrebbe identificare i responsabili dei processi per i processi da reingegnerizzare e deve essere accessibile a loro.

Lui o lei dovrebbe mostrare interesse personale nel monitorare le attività dei proprietari dei processi incontrandoli di volta in volta. Anche il leader dovrebbe fornire le risorse necessarie ai membri del team per la corretta implementazione di un processo reingegnerizzato. Il leader dovrebbe identificare e raccogliere alti performer da diversi dipartimenti per formare il team BPRE. Il leader dovrebbe avere la visione di prevedere la necessità di un cambiamento nei processi aziendali e dovrebbe essere in grado di persuadere il top management ad adottare le misure proattive necessarie anche se alcuni dirigenti di livello superiore possono opporsi a tali mosse.

Il leader deve avere sentimenti istintivi per iniziare cambiamenti per miglioramenti drammatici e ha un compito in salita di convincere il top management sulla necessità di cambiamenti drastici che potrebbero sembrare apparentemente non richiesti e lo status quo è abbastanza buono da poter continuare.

Inoltre, è improbabile che BPRE abbia successo in un clima organizzativo caratterizzato da scetticismo, dubbi e frustrazione tra la maggior parte dei dipendenti. Il leader deve essere estremamente ottimista e dovrebbe essere in grado di esercitare sforzi incessanti per convincere i dipendenti che i vecchi modi di fare le cose non sono più validi o produttivi nel mondo degli affari in rapida evoluzione. Il leader dovrebbe essere in grado di apportare cambiamenti nella cultura organizzativa che sarebbero di supporto agli sforzi di reingegnerizzazione che il team eserciterà. Il leader dovrebbe avere una determinazione molto forte per riuscire nel suo sforzo.

Il leader dovrebbe essere costantemente consapevole delle iniziative prese dai concorrenti per apportare miglioramenti importanti in alcune delle loro aree chiave dei processi aziendali. I leader devono essere in grado di valutare i processi aziendali che sono i migliori della categoria e di riprogettare il processo della sua azienda per portarli alla pari con le migliori aziende del settore.

Il leader deve essere fermamente determinato ad avere successo anche se può affrontare molte sfide e problemi durante l'implementazione del processo reingegnerizzato. Lui / lei dovrebbe avere la perseveranza per vederlo attraverso e ottenere miglioramenti radicali nei processi aziendali.

2. Proprietari del processo:

Poiché il leader del team BPRE ha molte altre responsabilità oltre alla reingegnerizzazione dei processi, deve nominare i "responsabili dei processi" che sono responsabili della riprogettazione dei singoli processi nel progetto di reingegnerizzazione.

Gli obiettivi che devono essere raggiunti dai processi reingegnerizzati sono stabiliti dal leader in consultazione con i proprietari del processo. I proprietari dei processi sono direttamente coinvolti nelle attività relative ai processi da reingegnerizzare e quindi sono in una posizione migliore per offrire suggerimenti preziosi per migliorare i processi, per i quali vengono nominati "proprietari dei processi". Partecipando all'impostazione degli obiettivi, ovvero stabilendo gli standard di prestazione, i titolari dei processi si sentono proprietari dei processi e si impegnano a loro. Anche gli standard prestazionali stabiliti in base alla consultazione tra i responsabili dei processi e il leader BPRE saranno più realistici e raggiungibili poiché i responsabili dei processi partecipano al processo decisionale per definire questi standard. Ciò aumenterebbe le possibilità di successo di BPRE.

I proprietari dei processi dovrebbero aver seguito una formazione adeguata per acquisire le conoscenze e le competenze necessarie per riprogettare un processo. Oltre alle conoscenze e alle abilità tecniche, dovrebbero possedere determinate caratteristiche comportamentali come la leadership, l'abilità comunicativa, il lavoro di squadra, l'atteggiamento positivo, la minore resistenza al cambiamento, ecc., Che possono acquisire attraverso un'adeguata formazione. Anche i proprietari dei processi dovrebbero essere estremamente ottimisti riguardo al successo dei progetti BPRE. Dovrebbero lavorare come team leader nella loro area di attività e motivare i membri dei loro team e risolvere i problemi affrontati dai membri del team durante l'implementazione dei cambiamenti nelle loro attività.

I proprietari dei processi dovrebbero condurre riunioni con i membri del loro team, organizzare sessioni di brain storming per sollecitare idee creative dai membri del team e quantificare i benefici che ne derivano.

3. Squadre di riprogettazione:

Ogni proprietario del processo deve collaborare con un team di reingegnerizzazione per implementare il processo reingegnerizzato. Il team di reingegnerizzazione è un team interfunzionale con membri con esperienza in diverse parti del processo.

L'obiettivo del team è integrare le attività frammentate o i sottoprocessi in un processo completo che porti a miglioramenti radicali.

In una società di produzione, il team di reingegnerizzazione può includere un contabile dei costi oltre agli ingegneri per elaborare l'analisi costi-benefici del processo riprogettato. La composizione del team può essere molto diversa in un'organizzazione di servizi rispetto a un'organizzazione manifatturiera. Gli esperti di vari reparti legati al processo di reingegnerizzazione vengono selezionati come membri del team di reingegnerizzazione.

Il leader del team BPRE deve assicurarsi che i capi dipartimentali rilascino le migliori persone dai loro dipartimenti a lavorare come membri del team di reingegnerizzazione in modo da assicurare il successo dei progetti di reingegnerizzazione. Questi membri del team devono essere valutati in base alle loro prestazioni come membri dei team di riprogettazione e non in base alle loro prestazioni nelle loro precedenti posizioni nei rispettivi dipartimenti.

Questi membri del team potrebbero dover lavorare in team di reingegnerizzazione per un periodo piuttosto lungo (alcuni anni) e anche se completano con successo un progetto BPRE, potrebbero essere assegnati a un altro progetto BPRE per lavorare in un altro team BPRE appena formato. Quindi hanno un cambiamento totale nel loro percorso professionale come esperti BPRE. Possono sperimentare una migliore qualità della vita, una maggiore soddisfazione lavorativa e un più alto livello di motivazione a causa di sostanziali ricompense per la loro costituzione significativa.

I membri del team BPRE devono essere altamente performanti con orientamento al processo, prospettiva olistica, creatività, entusiasmo, alto bisogno di successo, ottimismo, perseveranza, tatto e abilità comunicative. Dovrebbero essere in grado di vedere i loro lavori non in isolamento, ma come parte dell'intero processo (es. vista olistica). Dovrebbero essere in grado di pensare in modo creativo e generare idee innovative che possano portare a drastici miglioramenti nei processi esistenti.

Difficoltà impreviste o fallimenti non sono infrequenti nei progetti BPRE. In tali situazioni avverse i membri del team BPRE e i proprietari dei processi devono essere entusiasti e ottimisti senza disperarsi o perdere la loro iniziativa. Dovrebbero avere la convinzione che il fallimento è il trampolino di lancio verso il successo e alla fine sono obbligati ad avere successo nel loro sforzo. Dovrebbero avere persistenza e tatto e anche le capacità comunicative per convincere altri dipendenti non membri che contribuiscono direttamente al miglioramento dei processi.

4. Non membri (altri dipendenti) coinvolti nel processo di reingegnerizzazione:

I proprietari del processo e i membri del loro team sono supportati da altri dipendenti che non sono membri dei team di reingegnerizzazione, ma possono aiutare i membri oi proprietari dei processi a implementare con successo un processo riprogettato. A questi dipendenti può essere richiesto di acquisire nuove competenze attraverso una formazione adeguata. Un processo implementato con successo richiede la loro cooperazione e coinvolgimento attivo nei compiti loro assegnati. Il proprietario del processo e i membri del suo team hanno la responsabilità di garantire che le attività vengano svolte in modo regolare ed efficiente dagli altri non membri coinvolti nel processo di reingegnerizzazione.

In alcune organizzazioni, alcuni manager di livello medio o junior possono svolgere il ruolo di catalizzatori per avviare i progetti di reingegnerizzazione. Possono essere persone capaci di pensare altamente capaci e creativi che non sono semplicemente soddisfatte di fare i loro lavori di routine e di assolvere le responsabilità assegnate in modo sistematico. Fanno pensare "fuori dagli schemi" e escono con idee innovative per dare un contributo significativo agli sforzi della BPRE.