Record delle risorse umane: tipi, obiettivi, elementi essenziali e precauzioni

Record di risorse umane: tipi, obiettivi, elementi essenziali e precauzioni!

I registri delle risorse umane si riferiscono ai documenti informativi utilizzati da un'organizzazione per svolgere le sue funzioni. Rappresenta la memoria dell'organizzazione. I registri forniscono informazioni sull'organizzazione che è mantenuta in forma tangibile, cioè scritta, grafica, grafici ecc.

Sono quindi una prova tangibile delle attività dell'organizzazione. I registri del personale forniscono informazioni sulla posizione delle risorse umane nell'organizzazione, ad esempio: registrazioni relative a formazione, rendimento, assenteismo, stipendi, turnover, produttività, indagini sul morale, soddisfazione lavorativa, sicurezza sociale, benessere dei dipendenti ecc. la forma di documenti, carte, file, grafici, stampe blu ecc. Ma nei tempi moderni i record sono archiviati in C.D., film video, cassette audio, ecc.

Tipi di informazioni:

I registri sono preparati da relazioni, verbali di riunioni, ordini ecc. Contengono informazioni su dipendenti, sindacati, datore di lavoro, governo, descrizione del lavoro, analisi del lavoro, assunzione, selezione, promozione, trasferimento, cessazione, ridistribuzione, formazione e sviluppo. off, scioperi, contributi PF, benefici per i dipendenti, salari e stipendi, controversie per controversie, ecc.

Obiettivi delle registrazioni del personale:

L'obiettivo principale di registrare in non memorizzare, ma di avere informazioni per fare analisi di vari problemi. I record archiviati in modo efficace consentono una migliore analisi dei problemi.

I record hanno il seguente scopo.

(1) Aiutare i manager a identificare, preparare e implementare programmi di formazione per i dipendenti e lo sviluppo esecutivo per i manager.

(2) Facilita il processo decisionale in materia di trasferimento, promozione, retrocessione, reimpiego ecc.

(3) Aiuta a preparare i salari e le buste paga.

(4) Consente di fornire informazioni relative a incidenti, assenteismo, turnover del personale, salari e stipendi agli enti governativi.

(5) Facilita l'audit delle risorse umane.

(6) Abilitare la ricerca nelle relazioni umane.

(7) Fornire conoscenze sulla validità dei test di assunzione e delle interviste.

(8) Mantenere i dati relativi a foglie, formazione, promozione, trasferimento, licenziamenti, licenziamenti, spese sostenute per benefici ai dipendenti, ecc.

Elementi essenziali di un buon record:

Per raggiungere gli obiettivi sopra elencati, una buona registrazione deve includere le seguenti caratteristiche:

(1) Dovrebbe essere obiettivo. Dovrebbe essere mantenuto per soddisfare gli obiettivi dichiarati.

(2) La tenuta dei registri dovrebbe essere semplice e facile da capire.

(3) Dovrebbe essere accurato senza alcuna possibilità di errori o frodi.

(4) Dovrebbe essere coerente con i bisogni.

(5) Dovrebbe essere facilmente rintracciabile o disponibile.

(6) Nel mantenere il principio del record di economia dovrebbe essere seguito. La manutenzione dei record non dovrebbe essere costosa.

(7) Dovrebbe essere utile per una migliore gestione delle imprese. I documenti inutili non dovrebbero essere tenuti nei registri.

(8) Dovrebbe esserci un facile accesso alle informazioni richieste, quindi dovrebbe essere mantenuto di conseguenza.

(9) Documenti diversi dovrebbero essere facilmente differenziati.

(10) Non dovrebbero esserci duplicazioni.

(11) Il detentore del registro dovrebbe essere incaricato di occuparsi della manutenzione dei registri.

Precauzioni nel mantenere le registrazioni:

I record servono a molti scopi. Le registrazioni del personale devono essere mantenute dalla data della loro induzione fino al momento del pensionamento o dall'uscita dall'organizzazione. Secondo Jucius Michael, alcune precauzioni sono essenziali per il mantenimento delle registrazioni del personale.

Loro sono:

(1) Tutte le informazioni di assunzione per ogni dipendente possono essere conservate in una cartella. Le altre informazioni riguardanti il ​​dipendente quali valutazione delle prestazioni, titolo di studio, formazione, azioni disciplinari, se del caso, contro il personale ecc. Sono inserite nella cartella.

(2) Oltre alla cartella, una scheda contenente informazioni importanti può essere archiviata nella cartella che consente la facile reperibilità del record dei dipendenti in qualsiasi momento.

(3) In alcuni casi, in cui il numero di dipendenti è molto grande, è possibile utilizzare apparecchiature di elaborazione dati per il mantenimento dei registri.

Tipi di record del personale:

Le registrazioni di base del personale nelle imprese industriali sono le seguenti:

Record di servizio individuale:

Questo record include nome e indirizzo, sesso, età, titoli di studio, esperienza, dipartimento e sezione, data di nomina, data di pensionamento, salario, incremento, promozione ricevuta, trasferimento ecc. Del dipendente.

Record delle prestazioni:

Le valutazioni attribuite a ciascun dipendente sulla base della valutazione annuale delle prestazioni sono incluse in questo record.

Invia record:

Comprende i diversi tipi di foglie prese dai dipendenti e il bilancio delle foglie.

Registro di formazione:

Ciò include i programmi di formazione frequentati dai dipendenti con data e orari.

Record di salute e sicurezza:

Questi documenti includono le informazioni su incidenti, referti medici, registri assicurativi, ecc.