Applicazione informatica e gestione delle risorse umane

Applicazione per computer e gestione delle risorse umane!

L'applicazione informatica nella gestione delle risorse umane è l'applicazione manageriale dell'uso del computer che è generalmente nota come sistema informativo di gestione. In caso di gestione delle risorse umane, è noto come Human Information System (HRIS). Il computer converte i dati in informazioni significative necessarie al gestore per prendere decisioni, pianificare e controllare.

Oggi HRIS è un sistema informatico basato su computer. Manager come decisore è un processore di informazioni. Deve possedere la capacità di ottenere le informazioni, archiviare le informazioni, elaborare e recuperare le informazioni e utilizzarle per la decisione giusta.

Oggi la conoscenza sta aumentando con la tremenda velocità. C'è un'esplosione di conoscenza. Le informazioni attuali sono molto importanti per una decisione giusta.

La velocità e la precisione sono le caratteristiche speciali del computer. La macchina non si annoia o affatica. Può gestire qualsiasi quantità di dati. La velocità e l'accuratezza del computer hanno portato a transazioni veloci e altre operazioni commerciali. Le informazioni sono rese disponibili alla gestione più rapidamente Computer fornisce un database ampio e sofisticato al gestore che può essere utilizzato al momento opportuno per prendere decisioni.

I linguaggi informatici odierni sono facili da usare e consentono al manager di apprendere abbastanza competenze in un breve periodo di tempo compreso tra un giorno o due per avere accesso alla maggior parte della loro richiesta di informazioni immediate e ad hoc, purché i dati siano correttamente raccolti, organizzati e archiviati in un computer. La direzione deve insistere sulla qualità economica della qualità che è economicamente vantaggiosa. Dovrebbe stabilire standard di qualità che riflettano i bisogni dell'organizzazione. Può essere fatto facilmente attraverso "Quality Circles". Dovrebbero concentrare la loro attenzione su tecniche di programmazione, documentazione, utilizzo di nuove tecnologie, ecc. Il computer è un dispositivo che risparmia tempo.

Dati e informazioni:

C'è una distinzione tra dati e informazioni. I dati sono fatti e cifre sotto forma di documenti storici che non vengono utilizzati nel prendere decisioni. Le informazioni invece sono costituite da dati che vengono recuperati, elaborati e utilizzati per prendere decisioni, previsioni e argomenti. I dati elaborati sono informazioni.

Sistema di supporto alle decisioni:

Il sistema di supporto decisionale aiuta il manager nel processo decisionale. Secondo RH Sprague e ED Karlson, il sistema di supporto alle decisioni è "un sistema interattivo basato su computer che aiuta i responsabili delle decisioni a utilizzare dati e modelli per risolvere problemi non strutturati".

È possibile creare un sistema di supporto decisionale in cui sia possibile replicare le procedure e i metodi decisionali dei responsabili senior ed esperti. Aiuterà immensamente i manager ad arrivare rapidamente a una decisione su qualsiasi problema relativo alle risorse umane dell'organizzazione.

DSS facilita l'attuale dirigente di avere consigli degli esperti a portata di mano. Il sistema è facile da usare. Fornisce un consiglio readymade all'esecutivo. DSS per diversi problemi di risorse umane può essere sviluppato e tenuto pronto. DSS aiuta un dirigente a pianificare per il futuro.

Sistema di gestione del database:

È una raccolta di software per l'elaborazione di dati correlati. Nelle grandi organizzazioni esiste un'espansione in successione nella struttura inferiore. Affrontano un problema di integrazione delle informazioni sulle risorse umane dell'organizzazione.

Le loro attività dovrebbero essere integrate. Le informazioni sulle loro attività dovrebbero essere integrate. Esistono diversi pacchetti software sviluppati per integrare i dati contenuti in una base di dati. Tali pacchetti software sono noti come sistemi di gestione dei database.

I sistemi di gestione della base di dati sono programmi informatici speciali che consentono all'utente di creare, manipolare, recuperare e conservare i dati dei file. Il sistema di gestione del database facilita la creazione, l'aggiunta, la cancellazione e la modifica e l'ordinamento dei record.

Aiuta anche a preparare i report stampati secondo le specifiche richieste. Aiuta a organizzare i dati nella sequenza desiderata. Funziona come un'interfaccia tra il programma applicativo e i file dell'ufficio.

La figura riportata di seguito è un'illustrazione:

Il sistema di gestione della base di dati fornisce l'accesso alle richieste e alle informazioni sui file, altri dettagli riguardanti i dipendenti, aggiorna i record, crea report, ecc. Fa un uso efficiente dello spazio di archiviazione informatizzato.

Sistema informativo di gestione:

Il sistema informativo di gestione o MIS è il vecchio concetto. Il MIS computerizzato è nuovo. I dirigenti hanno utilizzato MIS per la pianificazione e il controllo. Il MIS computerizzato ha aggiunto nuove dimensioni attraverso una maggiore velocità e precisione. L'uso del computer ha reso fattibile il sistema di gestione delle informazioni. Non è necessario che il sistema informativo gestionale sia computerizzato. Ci sono numerose attività che vengono eseguite perfettamente da dipendenti e dirigenti, ma ci sono alcune attività che possono essere eseguite rapidamente e con precisione da questo "computer" elettronico.

Secondo Gordon B. Davis e Margrethe H. Olson, il sistema informativo di gestione è "un sistema integrato di macchine per utenti per fornire informazioni a supporto di operazioni, gestione e funzioni decisionali all'interno di un'organizzazione. Il sistema utilizza hardware e software per computer; procedure manuali; modelli per l'analisi, la pianificazione, il controllo e il processo decisionale; e una base di dati. "

MIS aiuta ad integrare le informazioni organizzative. Nel rispetto della gestione delle risorse umane aiuta ad avere l'informazione integrata nel rispetto delle risorse umane dell'organizzazione. Le informazioni possono essere utilizzate da chiunque ne abbia bisogno per le quali la conoscenza del computer non è essenziale. Semplicemente saprà come usarlo. MIS è un sistema di supporto per varie funzioni di gestione.

L'organizzazione è un sistema tecnico-economico e sociale. MIS attinge all'organizzazione, alla teoria dell'organizzazione e alla gestione. Se aiuta a comprendere la struttura organizzativa e il design, i processi di cambiamento organizzativo, la motivazione, il processo decisionale, il modello di comportamento organizzativo, ecc.

L'organizzazione è un sistema costituito da diversi sottosistemi basati su attività funzionali come produzione, marketing, personale, finanza, vendite, contabilità e materiali, ecc. MIS cerca di realizzare la loro integrazione per un funzionamento regolare. Le risorse umane sono utilizzate in ciascun sistema che gestisce le rispettive posizioni.

MIS aiuta a fornire informazioni integrate nel rispetto di tutte le risorse umane dell'organizzazione. Il sistema informativo deve corrispondere alle esigenze manageriali dell'organizzazione. Applicazioni informatiche nel programma di gestione delle risorse umane e file dell'ufficio. La figura riportata di seguito è un'illustrazione.

Esigenze e sistemi informativi della direzione:

I sistemi di informazione vengono in soccorso di dipendenti e dirigenti mentre svolgono il loro lavoro sul posto di lavoro. Il sistema li aiuta a migliorare le loro prestazioni portando alla completa soddisfazione del lavoro. Le informazioni richieste dai dirigenti variano in quantità e qualità in base alla loro posizione e al loro livello nella gerarchia organizzativa.

Tradizionalmente la gestione dell'organizzazione ha una forma piramidale, cioè più stretta nella parte superiore con base appiattita. Questa piramide organizzativa può essere divisa in tre livelli; alto, medio e basso. Il top management è composto da manager di alto livello come amministratori delegati, amministratore delegato ecc., La gestione di livello intermedio consiste in una gestione di medio livello, ovvero i capi dipartimentali e il livello inferiore di gestione sono i supervisori di prima linea, i sovrintendenti e altro personale operativo. Per eseguire i lavori richiedono diversi tipi di informazioni. Le informazioni sulla performance possono anche essere suddivise, in base a questi livelli perché le decisioni da prendere differiscono in base alla gerarchia manageriale.

È mostrato nello schema sotto riportato:

La gestione di livello superiore richiede Decision Support System o DSS per inquadrare la strategia organizzativa rispetto a vari aspetti dell'organizzazione. Possono inquadrare la strategia rispetto alle risorse umane dell'organizzazione. Devono prendere decisioni strategiche che richiedono un sistema interattivo basato sul computer, noto come sistema di supporto decisionale.

Il management di livello intermedio deve prendere decisioni tattiche per le quali ha bisogno del sistema di base di dati noto come sistema informativo di gestione o MIS. La gestione di livello inferiore deve prendere decisioni operative per le effettive prestazioni lavorative, il sistema richiesto per lo scopo è noto come sistema di elaborazione elettronica dei dati o sistema EDP.

Le informazioni necessarie all'esecutivo dipendono dal background tecnico, dalle capacità decisionali e dallo stile di leadership manageriale adottato dalla struttura organizzativa dell'organizzazione aziendale e dalla percezione da parte del dirigente dei requisiti di informazione.

Sistema di risorse umane:

La risorsa umana è in realtà un sottosistema di un sistema, l'organizzazione. Il sistema delle risorse umane comprende l'acquisizione di risorse umane, la loro formazione e sviluppo, compensazione, altri benefici, salute e sicurezza, analisi del lavoro, descrizione del lavoro, specifiche di lavoro, valutazione delle prestazioni, valutazione del lavoro, altre informazioni relative alle risorse umane come abilità, competenza, esperienza, i loro incrementi annuali, bonus, costo di acquisizione delle risorse umane, costo della formazione, inventario delle competenze, strategia relativa all'acquisizione, conservazione delle risorse umane, ecc.

L'informazione completa sotto tutti questi aspetti è da tenere a portata di mano. I computer aiutano a mantenere tutte queste informazioni e le rendono disponibili a portata di mano del responsabile delle risorse umane. Le risorse umane sono la parte dell'intero sistema. Lavorano in tutte le aree funzionali dell'organizzazione di produzione, marketing, vendite, finanza, logistica, ricerca e sviluppo, pubblicità, ecc.

Le informazioni complete devono essere archiviate, compilate, elaborate, recuperate insieme alle agenzie esterne come governo, rivenditori, grossisti, finanziatori, fornitori, ecc. Una funzione di risorse umane orientata al sistema si integra e si relaziona con altre funzioni dell'organizzazione. Il sistema informatizzato delle risorse umane è noto come sistema di informazioni sulle risorse umane o HRIS. È trattato in precedenza nel capitolo Pianificazione delle risorse umane.

HRIS mantiene le informazioni aggiornate relative a tutti gli aspetti delle risorse umane dell'organizzazione e funziona come sistema di supporto decisionale. Il suo input sono dati grezzi e l'output è informazione. È un sistema che acquisisce, manipola, analizza, memorizza, recupera e rende disponibili le informazioni istantanee nel rispetto delle risorse umane dell'organizzazione. L'informazione è finita e strutturata. Alcuni membri del personale sono tenuti a lavorare con il sistema. Includono Systems Manager che è responsabile della pianificazione, del monitoraggio e del controllo delle attività relative all'informatizzazione.

System Analyst è un altro personale richiesto nel sistema per studiare e analizzare i problemi e preparare soluzioni e specifiche del programma. Il terzo personale nel sistema e nella gerarchia sono i programmatori. Sono necessari più programmatori per preparare programmi per computer basati su specifiche preparate dall'analista di sistema. Il quarto personale del sistema che lavora al livello più basso nella gerarchia è l'operatore di inserimento dati.

Sono richiesti più operatori di questo tipo che sono responsabili per l'inserimento dei dati nel sistema informatico. Questa interfaccia uomo-macchina è conosciuta come human ware o livewire. Queste persone preparano diversi software e database e trasmettono le informazioni in linea rendendo questi sistemi accessibili. In questo modo si eliminano gli sprechi e si raggiungono miglioramenti significativi nella qualità dei dati, aiutando così i responsabili di linea a risolvere i loro problemi di risorse umane.

I sistemi computerizzati hanno aggiunto valore allo sviluppo e alla gestione delle risorse umane dando l'opportunità di emergere come base di potere nell'organizzazione. Ora la posta elettronica, i collegamenti tra computer e computer e la videoconferenza hanno determinato la trasformazione della funzione delle risorse umane. Ha anche abbassato i costi generali sostenuti.

Il sistema di gestione delle risorse umane è costituito da diversi input e output e da altre attività e processi che operano attraverso i mezzi di informazione. Il sistema è dotato di un sistema informatizzato di gestione della base di dati, di un programma di verifica incrociata per la precisione, di moduli per l'esecuzione di funzioni specifiche e di una funzione per le informazioni speciali da fornire su richiesta.

Uso del computer in gestione delle risorse umane:

La tecnologia moderna ha portato cambiamenti in mare e ha trasformato la struttura organizzativa, il lavoro e la cultura. Computer e programmi per computer si sono riversati nelle organizzazioni di tutti i tipi e tipi senza dare alcuna possibilità di sfuggire alla loro influenza. Sono ampiamente utilizzati nella gestione delle risorse umane.

Pianificazione delle risorse umane:

I vasti dati sono necessari per la pianificazione delle risorse umane. Il top management vuole preparare una pianificazione strategica a lungo termine per le risorse umane. Il sistema informativo delle risorse umane fornisce le informazioni necessarie per realizzare proiezioni essenziali in merito ai requisiti delle risorse umane. Le informazioni possono anche essere utilizzate per acquisire risorse umane, la loro promozione, il trasferimento e la pianificazione della carriera. Le informazioni sull'analisi del lavoro aiutano nella pianificazione delle risorse umane.

Acquisizione di risorse umane:

L'acquisizione delle risorse umane avviene attraverso il reclutamento e la selezione. Il sistema di informazione sulle risorse umane è uno strumento che fornisce un grande aiuto nel distacco interno dei posti di lavoro svolto attraverso il reclutamento. È una fonte interna di reclutamento. Le informazioni complete relative a capacità, competenza, conoscenza, esperienza, formazione, qualifica scolastica, età, sesso ecc. Sono a disposizione dell'esecutivo delle risorse umane attraverso HRIS che gli consente di riempire la posizione vacante tramite promozione o trasferimento.

Il reclutamento esterno è facilitato anche con l'aiuto di informazioni informatizzate mantenute dalle organizzazioni per tenere traccia di candidati non richiesti e talvolta avvalendosi dell'aiuto di agenzie di collocamento private che gestiscono database riguardanti vari tipi di risorse umane disponibili in diverse organizzazioni e o altre persone in cerca di lavoro.

Le acquisizioni di risorse umane attraverso la selezione sono piuttosto lunghe e viene adottata una procedura complicata. Tutte queste complicazioni sono rese facili dall'uso di informazioni computerizzate. Il test e la scansione delle applicazioni vengono eseguite accuratamente tramite computer, risparmiando così molto tempo e denaro.

Allenamento e sviluppo:

Nell'ambito della formazione e dello sviluppo il computer è stato utilizzato in misura maggiore. Esistono istruzioni computerizzate che sono tecniche di allenamento ampiamente utilizzate. Le istruzioni computer assistite (CAI) sono i metodi di apprendimento programmati.

Prima del 1924 fu fatto uso di macchine didattiche rudimentali ma, con l'avvento e la disponibilità di computer, l'addestramento programmato è ora in voga. Il sistema di addestramento computerizzato è utilizzato per host di titolari di posti di lavoro che includono meccanici, impiegati, piloti ecc. La simulazione al computer della situazione lavorativa reale è di particolare importanza. È il metodo di formazione professionale. Aiuta il tirocinante ad acquisire esperienza pratica.

Secondo le istruzioni gestite dal computer, la competenza dei tirocinanti viene valutata dal computer prima dell'inizio della formazione. La valutazione continua fino alla fine della formazione. La valutazione fa sì che il formatore modifichi i contenuti della formazione per soddisfare le esigenze del tirocinante.

Nell'ambito della formazione basata sul computer, le strutture delle istruzioni fornite dal computer e le istruzioni gestite dal computer sono combinate insieme. Essendo completo offre molti vantaggi al tirocinante attraverso un apprendimento efficace. L'addestramento basato sul computer (CBT) fornisce un feedback immediato. Un cittadino comune acquisisce più conoscenza tramite CBT rispetto alla formazione in classe. L'addestramento tramite CBT può essere fornito sul posto di lavoro o dove si riuniscono i tirocinanti. È conveniente.

Nessun costo è sostenuto per il trainer in quanto è l'allenamento basato su programmi. C'è un miglioramento in CBT con l'aggiunta di video che è tecnica di allenamento ad alta tecnologia ed è noto come addestramento video interattivo. Il CD-ROM viene anche utilizzato per lo sviluppo esecutivo. Spetta all'organizzazione scegliere una tecnica di allenamento computerizzata appropriata in base alla disponibilità di fondi e al tipo di dipendenti e dirigenti in formazione.

I metodi di allenamento ad alta tecnologia hanno un elevato investimento iniziale, ma una volta acquistato è molto conveniente. La valutazione dei tirocinanti e del programma di allenamento può essere immediatamente disponibile, cosa che non è possibile con altre tecniche di allenamento tradizionali.

Il computer può memorizzare le informazioni relative ai tirocinanti, alle loro prestazioni e alle loro esigenze di ulteriore formazione. Informazioni aggiornate a questo riguardo possono essere rese disponibili come e quando richiesto dal responsabile delle risorse umane o da qualsiasi dirigente.

I moduli HRIS possono essere utilizzati per registrare la formazione ricevuta e il costo della formazione può essere monitorato. C'è una costante necessità di aggiornare le competenze e le conoscenze dei dipendenti e dei dirigenti per soddisfare le crescenti esigenze dell'organizzazione. I programmi di formazione computerizzati soddisfano queste esigenze dell'organizzazione.

Pianificazione della carriera e della successione:

La pianificazione della carriera richiede un controllo approfondito delle proprie preferenze, abilità, abilità, competenze, conoscenze, competenze e valori e la loro corrispondenza con i requisiti del lavoro al livello superiore disponibile nell'organizzazione o in altre organizzazioni. Questo è facilmente e accuratamente fatto dal computer per il singolo dipendente, l'esecutivo e l'organizzazione.

L'organizzazione può tenere traccia di dipendenti e dirigenti così ambiziosi. Tale personale è molto consapevole della propria carriera e del proprio percorso professionale. Non esitano a lasciare l'organizzazione se a loro viene negata un'opportunità nel loro percorso di carriera.

Si può dire che la pianificazione della carriera e le applicazioni informatiche sono fatte l'una per l'altra. L'inventario dettagliato in relazione alle risorse umane dell'organizzazione e ai dettagli del lavoro può essere memorizzato in un computer. Il sistema di successione è un'altra area in cui il computer gioca un ruolo importante nel suggerire una persona adatta a succedere a un pensionato in una posizione. Questo può essere facilmente mantenuto per dipendenti e dirigenti entrambi.

Compensazione:

Il risarcimento è ancora un altro ambito in cui è possibile realizzare applicazioni informatiche. L'indennità include lo stipendio, gli stipendi e altri benefici. Le informazioni richieste in questo sistema sono i libri paga e i registri finanziari. Il sistema di informazioni sulle risorse umane aiuta nella gestione dei salari e dei salari.

A tale riguardo sono disponibili diversi pacchetti software per mantenere e monitorare l'amministrazione delle compensazioni. Il dipendente riceve le informazioni relative allo stipendio da lui estratto e le detrazioni obbligatorie dallo stipendio insieme ai suoi record di ferie fino alla data di ogni mese.

Risparmia lavoro manuale per mantenere i registri grandi e pesanti. I dettagli riguardanti il ​​contributo dei dipendenti al fondo fornito, l'interesse su di essi viene mantenuto e ad intervalli regolari i dipendenti vengono consegnati i dettagli.

Valutazione delle prestazioni:

Se il merito o le prestazioni sono valutate da un individuo può essere superiore nel grado e nella gerarchia, c'è un margine per l'atteggiamento distorto. Il computer può fornire una soluzione obiettiva al problema. I moduli sono disponibili per aiutare nella valutazione delle prestazioni. Sono disponibili diversi software per valutare le prestazioni dei dipendenti e dei dirigenti con diverse scale di valutazione in aree critiche di prestazioni. L'organizzazione può utilizzare le scale pertinenti per valutare le prestazioni dei propri dipendenti di vari gradi e gradi variando la scala di rating fornita dal software.

Sicurezza e salute:

La sicurezza e la salute sul posto di lavoro sono molto essenziali. I dipendenti sani e privi di malattie che hanno tutte le parti del corpo intatte e sicure sono il patrimonio dell'organizzazione. L'organizzazione che ha tali risorse umane dovrebbe vantarsi di se stessa. Merita credito per le eccellenti disposizioni in materia di sicurezza e salute dei suoi dipendenti.

È un sogno lontano dai fatti. Ma l'organizzazione può prendersi la massima cura dei propri dipendenti mantenendo i registri delle malattie professionali, degli infortuni e rendendoli consapevoli dei dipendenti di tanto in tanto e attirando l'attenzione dei dipendenti verso sostanze chimiche pericolose e altri materiali simili e il loro uso.

Il sistema informativo delle risorse umane può sviluppare un software e conservare i registri di varie categorie di malattie professionali, i loro pericoli, come le persone ne soffrono, le cure mediche disponibili, i metodi di prevenzione, le misure di sicurezza sul luogo di lavoro, le cure da prendere, ecc.

I dipendenti possono essere informati su tutti gli aspetti della rete informatica a intervalli regolari o quotidianamente e avvertire degli effetti secondari pericolosi. Il computer in questo senso può fornire un sistema più salutare per la sicurezza e la salute delle risorse umane dell'organizzazione. I computer aiutano a mantenere la salute, a sopportare lo stress, a cambiare stile di vita e ad adottare quello che si adatta alla propria salute, dieta ecc.

Relazioni umane:

Mantenere migliori relazioni umane è un problema affrontato da molte organizzazioni. Ogni organizzazione si aspetta migliori relazioni umane e buon funzionamento. Le relazioni tra sindacato e management dovrebbero essere lisce e di cooperazione. I computer possono aiutare a conservare i registri delle negoziazioni tra sindacati e management, gli accordi raggiunti tra i due.

La rete informatica aiuta a ricordare i dirigenti degli accordi e i termini concordati tra la direzione e i sindacati. Il personal computer dell'executive può essere collegato a una rete di informazioni sulle relazioni umane del sistema di ricerca e recupero di informazioni on line. I dipendenti possono anche avere l'accesso al sistema sapendo perfettamente quali sono i loro capi d'accordo o in disaccordo. Ciò promuove la completa trasparenza nelle relazioni umane o nelle relazioni industriali nell'organizzazione.

Nei tempi moderni le grandi corporazioni stanno creando una rete globale che impiega dipendenti e altri funzionari in tutto il mondo. Hanno diversi punti di vista e domanda. Per mantenerli efficienti e soddisfare i loro bisogni, è quindi necessario che l'organizzazione sviluppi un sistema esperto che consenta di avere un sondaggio di opinione dei dipendenti, la loro percezione e consulenza. I computer aiutano a snellire il processo.

Attraverso questa rete i dirigenti hanno a portata di mano informazioni e contatti stretti con i dipendenti. Qualsiasi problema si manifesta in qualsiasi impianto ovunque può essere immediatamente assistito e stroncato sul nascere. È possibile sviluppare un sistema esperto per mantenere informazioni qualitative e quantitative. In questo modo i computer svolgono un ruolo fondamentale nella gestione delle risorse umane. I computer aiutano a facilitare il lavoro regolare e l'ambiente privo di preoccupazioni negli stabilimenti, negli uffici e nelle case. Aiutano a ripristinare la pace e l'armonia industriale.