Garantire un funzionamento regolare nel sistema di acquisto
Questo articolo mette in luce i tre principali sistemi per garantire il buon funzionamento e la responsabilità nel sistema di acquisto. I sistemi sono: 1. Sistema di pre-acquisto 2. Sistema di ordinazione 3. Sistema di acquisto post.
1. Sistema o stage pre-acquisto:
Prima dell'acquisto effettivo, devono essere compilate alcune formalità. Sono - requisiti, programmi dei requisiti selezione dei fornitori, ottenimento di quotazioni e valutazione di questi ultimi. Un contatore di modulo di richiesta compilato firmato da un ufficiale superiore è presentato da una persona competente.
Esiste generalmente un limite finanziario fino al quale un particolare ufficiale può richiedere i materiali. In caso di acquisto o di attrezzatura strumentale le decisioni vengono prese a livello di consiglio di amministrazione.
In caso di acquisti alla rinfusa e in rapida frequenza per un lungo periodo, vengono utilizzate le requisizioni di viaggio. La richiesta passa dal reparto di requisizione al reparto acquisti molto dopo che in ciascuna fase è stato avviato un ordine di acquisto.
I moduli di richiesta standard vengono utilizzati quando gli ordini devono essere ripetuti frequentemente. Le richieste sono fatte da molte organizzazioni per le quotazioni dal fornitore. Il modulo di richiesta, a differenza di un ordine di acquisto, contiene le parole "questa è solo una, richiesta di offerta" o "questo non è un ordine di acquisto".
2. Sistema di ordinazione:
Al ricevimento delle risposte alle richieste, il fornitore viene selezionato dopo il controllo e gli ordini vengono effettuati.
Un ordine d'acquisto contiene normalmente:
(a) Numero di riferimento,
(b) Descrizione dei materiali,
(c) Quantità richiesta
(d) Prezzo e sconti
(e) Istruzioni per la spedizione
(f) Destinazione dei materiali
(g) Firma del responsabile materiali che autorizza l'acquisto e
(h) Termini e condizioni dettagliati.
Di solito vengono preparate cinque o sei copie dell'ordine di acquisto. L'originale viene inviato al fornitore, una copia viene inviata al reparto ricevente, una all'inventore e una al reparto finanziario per il successivo abbinamento con la fattura del fornitore e "Beni ricevuti" per il pagamento.
3. Sistema di post-acquisto:
Il sistema è pensato per le procedure di follow-up, la ricezione e il controllo delle fatture. Le procedure di follow-up comportano tempo e denaro, quindi devono essere selettive. Per essere selettivi, le priorità devono essere accertate e le voci "critiche" devono essere prese solo per il follow-up. Si può ricorrere al follow-up saggio del territorio.
Le ricevute sono registrate cronologicamente. Aiuta nella rapida identificazione dei materiali. Questo è necessario per l'ispezione dei materiali prima dell'accettazione. In molte organizzazioni, in cui sono presenti sezioni di ricezione centrali, una copia dell'ordine di acquisto viene inviata alla sezione centrale per la riconciliazione.
Il controllo della fattura viene effettuato prima del pagamento. La fattura con le guance effettive e dopo essere stata soddisfatta, il pagamento è stato effettuato. Le fatture vengono generalmente inviate al reparto finanziario dell'acquirente.
