Procedura di acquisto dei materiali: 7 fasi
Alcune delle fasi sono: 1. Ricevimento e analisi dei requisiti e elaborazione delle richieste 2. Scelta e ubicazione dei potenziali fornitori 3. Richiesta, ricevuta e analisi delle quotazioni 4. Immissione degli ordini 5. Follow-up e accelerazione degli ordini d'acquisto e di altri .
Fasi nella procedura di acquisto:
- Ricevute e analisi dei requisiti e elaborazione delle richieste
- Scelta e posizione dei potenziali fornitori
- Richiesta, ricevuta e analisi delle quotazioni
- Collocamento di ordini
- Seguire e accelerare gli ordini d'acquisto
- Verifica delle fatture dei fornitori per il pagamento dopo l'elaborazione delle discrepanze e dei rigetti
- Chiusura degli ordini completati e manutenzione dei record
Fase 1. Ricevimenti e analisi dei requisiti e elaborazione delle richieste:
I vari reparti dell'organizzazione comunicano i loro requisiti per i vari articoli al reparto acquisti tramite il modulo di richiesta.
Un modulo di richiesta di acquisto prepara la base per effettuare l'acquisto e contiene i seguenti dati:
(i) Qual è il materiale / articolo richiesto con la qualità e altre specifiche necessarie?
(ii) Quantità richiesta?
(iii) Data entro la quale i materiali sono necessari?
(iv) Luogo di consegna?
(v) Nome del fornitore suggerito.
Una richiesta d'acquisto è redatta in duplice copia e firmata dall'autorità competente. Per mantenere un controllo sulla disponibilità dell'articolo nel negozio, questo viene instradato attraverso il negozio. Il formato è mostrato in Fig. 6.3
Fase 2. Scelta e ubicazione dei potenziali fornitori:
Questo processo consiste nella selezione di un buon numero di venditori tramite rappresentanti autorizzati, cataloghi, riviste specializzate. Annunci, directory commerciali o fiere.
Il criterio per la scelta finale di un fornitore si basa anche sui seguenti fattori:
(i) Affidabilità della fornitura: in base alle prestazioni passate del fornitore.
(ii) Garanzia di consegna tempestiva delle merci basata sui dati passati.
(iii) Altre considerazioni come il servizio post-vendita, l'atteggiamento nei confronti delle merci rifiutate dall'acquirente, l'assistenza tecnica in e dopo l'installazione, ecc.
Mentre considerazioni, i potenziali fornitori considerano anche i seguenti:
(i) Se l'acquisto deve essere effettuato dal mercato locale o da qualsiasi altro luogo competitivo lontano dall'industria.
(ii) Se tutto l'acquisto deve essere effettuato da un singolo venditore o da diversi fornitori.
(iii) Se acquistare direttamente dai produttori.
Gli agenti di acquisto scansionano continuamente il mercato alla ricerca di potenziali nuovi venditori.
Fase 3. Richiesta, ricevuta e analisi delle offerte:
La quotazione è una richiesta per sapere se i fornitori possono fornire il materiale desiderato entro la data specificata e se sì allora a quale velocità.
La richiesta di quotazioni viene effettuata su un modulo specificato come mostrato in Fig. 6.4
Le quotazioni sono invitate per l'acquisto di materiale come mostrato di seguito e dovrebbero raggiungere questo ufficio al più tardi il (data) al (momento). Le citazioni devono essere inviate con tutti i dettagli e supportate da pubblicazioni di dettagli o opuscoli, ecc.
(i) Si prega di citare sulla parte superiore della busta
Richiesta n. .......... Data in cui a causa ..................
(ii) Le quotazioni devono essere presentate in duplice copia.
(iii) Le quotazioni devono essere date nello stesso ordine in cui sono nella lettera di richiesta.
(iv) Le quotazioni dovrebbero essere valide per almeno un mese dalla data di apertura,
(v) Le tariffe indicate devono essere FOR destinazione dell'acquirente e includere tutte le tasse.
(vi) Le quotazioni devono essere inviate in buste sigillate.
(vii) Il diritto è riservato ad accettare o rifiutare qualsiasi quotazione in tutto o in parte senza assegnare alcuna motivazione.
(viii) Il rappresentante del venditore può essere presente al momento dell'apertura delle quotazioni.
Fare una richiesta di quotazione:
La richiesta di quotazioni viene effettuata su Performa prescritto mostrato in Fig. 6.4 a tutti i fornitori selezionati o fonti e fornitura. Il modulo di quotazione riporta i dettagli del materiale acquistato e i Termini e condizioni in base ai quali l'acquirente desidera procurarsi il materiale.
Analisi delle citazioni:
Dopo aver ricevuto citazioni da varie fonti, queste sono studiate per comparazioni di tariffe, altri termini e condizioni menzionati nella richiesta di quotazioni. Una dichiarazione comparativa come mostrato in Fig. 6.5 è preparata per l'analisi. N.TS e A.TS sono contrassegnati su ciascun articolo, vale a dire non su specifiche e in base alle specifiche e la selezione del fornitore giusto è da elementi contrassegnati come ATS
La dichiarazione comparativa sopra preparata offre una buona guida nella scelta del fornitore giusto, ovvero il cui materiale soddisfa le specifiche richieste.
Fase # 4. Effettuazione degli ordini:
Dopo aver selezionato il fornitore giusto, gli viene inviato un ordine d'acquisto (come mostrato in Fig. 6.6). L'ordine di acquisto costituisce un documento legale e funge da autorità del fornitore per la consegna del materiale in base ai termini dell'ordine di acquisto.
Fase 5. Seguire e accelerare gli ordini d'acquisto:
Un semplice ordine di acquisto non garantisce la fornitura di materiali e richiede anche una certa persistenza.
Quindi la sezione acquisti mantiene il contatto con il fornitore al fine di:
(i) Ottenere informazioni sullo stato di avanzamento dell'ordine.
(ii) Il fornitore deve essere ricordato prima della scadenza del termine di consegna in quanto è l'essenza del contratto di acquisto.
(iii) Adottare azioni correttive (come cambiare le modalità di trasporto o trasferire alcuni ordini agli altri fornitori) in modo che il materiale possa essere ricevuto in tempo come precedentemente programmato.
Sei copie dell'ordine di acquisto vengono preparate dal reparto acquisti. e ogni copia è firmata dal responsabile degli acquisti.
Di queste copie una copia è inviata a:
(i) Venditore.
(ii) Sezione Store.
(iii) Sezione Conti.
(iv) Ispezione Dept.
(v) Dept. collocare la richiesta
(vi) Acquista Deptt per record.
Fase 6. Verifica delle fatture dei fornitori per il pagamento dopo l'elaborazione delle discrepanze e dei rigetti :
Le segnalazioni sul materiale ricevuto sono confrontate con gli ordini di acquisto per scoprire discrepanze, variazioni di qualità, ecc. Le discrepanze in merito alla qualità o alla quantità devono essere immediatamente segnalate ai venditori. Il materiale rifiutato può essere restituito al fornitore per la sostituzione.
Le fatture vengono controllate per garantire che il materiale sia stato ricevuto secondo le specifiche dell'ordine d'acquisto e il prezzo concordato. Dopo aver confermato queste cose, il pagamento viene effettuato al venditore per il materiale ricevuto.
Fase # 7. Chiusura degli ordini completati e manutenzione dei record:
Dopo aver confrontato l'ordine d'acquisto con i rapporti di ricezione e la fattura del venditore. Gli ordini sono trattati come ordini completati e chiusi. L'ultima fase della procedura di acquisto è la registrazione dei record di queste transazioni, ad esempio la manutenzione dei record.
